Ettevõtlusega alustamine Eestis toob endaga kaasa mitmeid kohustusi, millest üks olulisemaid on suhete korraldamine Maksu- ja Tolliametiga. Paljudele alustavatele ettevõtjatele võib käibemaksukohustuslasena registreerimine tunduda keeruka bürokraatliku protsessina, kuid tegelikult on tegemist loogilise sammuga, mis on vajalik äritegevuse laiendamiseks ja usaldusväärsuse suurendamiseks. Käesolevas artiklis vaatleme lähemalt, mida kujutab endast käibemaksukohustuslase number, millal tekib selleks kohustus ja kuidas taotlemisprotsess praktikas välja näeb.
Mis on käibemaksukohustuslase number ja miks seda vaja on?
Käibemaksukohustuslase number ehk KMKR-number on unikaalne identifikaator, mida väljastab Maksu- ja Tolliamet ettevõttele, kes on kantud käibemaksukohustuslaste registrisse. See number on vajalik selleks, et ettevõte saaks oma müügitehingutele lisada käibemaksu ja samal ajal esitada Maksu- ja Tolliametile deklaratsioone. Oluline on mõista, et käibemaks on kaudne maks, mida kannab lõpptarbija, kuid ettevõtja ülesanne on see tehingu käigus sisse nõuda ja riigile edasi kanda.
Käibemaksukohustuslasena registreerimine annab ettevõttele võimaluse arvata oma ostudelt tasutud sisendkäibemaks maha müügilt kogutud käibemaksust. See on eriti kasulik ettevõtetele, kellel on suured tegevuskulud või kes tegelevad kaupade impordi ja ekspordiga. Lisaks sellele näitab KMKR-number koostööpartneritele, et tegemist on ametlikult registreeritud ja maksuasjades korrektse ettevõttega, mis tõstab usaldust ärisuhetes.
Millal tekib kohustus registreerida end käibemaksukohustuslaseks?
Eestis tekib kohustus end käibemaksukohustuslaseks registreerida siis, kui ettevõtte maksustatav käive ületab kalendriaasta algusest arvates 40 000 eurot. See on seadusega määratud piirmäär, mille ületamisel peab ettevõte esitama vastava avalduse hiljemalt kolmanda tööpäeva jooksul pärast piirmäära täitumist.
Käibe hulka arvestatakse:
- Eestis müüdud kaubad ja teenused, millele kehtib 22%, 9% või 5% käibemaksumäär.
- Teenused, mille käibe tekkimise koht on väljaspool Eestit (välja arvatud juhul, kui need on käibemaksuvabad).
Siiski on oluline märkida, et ettevõtja võib end registreerida ka vabatahtlikult, isegi kui 40 000 euro piir ei ole veel täitunud. Seda tehakse sageli juhul, kui ettevõtja ärimudel eeldab märkimisväärseid investeeringuid, mille puhul soovitakse sisendkäibemaksu tagasi küsida. Vabatahtlik registreerimine on mõistlik ka siis, kui peamised kliendid on teised käibemaksukohustuslased, kes eelistavad arveid, millele on lisatud käibemaks.
Protsess: kuidas taotlust esitada?
Käibemaksukohustuslaseks registreerimine toimub tänapäeval täielikult elektrooniliselt läbi e-MTÜ keskkonna. Protsess on lihtne, kuid nõuab täpsust ja vajalike dokumentide olemasolu. Esimese sammuna tuleb sisse logida e-MTÜ portaali, valida menüüst Registrid ja seal edasi Käibemaksukohustuslaste register.
Taotluses tuleb märkida mitmeid andmeid, sealhulgas:
- Ettevõtte majandustegevuse sisu – tuleb selgelt kirjeldada, milliseid kaupu või teenuseid pakutakse.
- Käibe tekkimise prognoos – kui tegemist on vabatahtliku registreerimisega, peab suutma põhjendada, miks see ettevõttele vajalik on.
- Kontaktandmed ja seaduslike esindajate info.
Pärast avalduse esitamist kontrollib Maksu- ja Tolliamet esitatud andmeid. Kui kõik on korrektne, toimub registreerimine üldjuhul kiiresti. Küll aga võib amet esitada täiendavaid küsimusi või nõuda lisadokumente, nagu näiteks lepinguid koostööpartneritega, hinnapakkumisi või tõendeid kavandatavate investeeringute kohta. See on vajalik pettuste vältimiseks ja veendumaks, et tegemist on reaalse majandustegevusega.
Mida teha pärast registreerimist?
Kui KMKR-number on kätte saadud, algab ettevõtja jaoks uus etapp maksuarvestuses. Esiteks tuleb kõikidele väljastatavatele arvetele lisada nõutavad rekvisiidid, sealhulgas ettevõtte KMKR-number. Arved peavad olema korrektselt vormistatud, et need oleksid maksuhalduri silmis aktsepteeritavad.
Teiseks muutub kohustuslikuks käibedeklaratsiooni (KMD) esitamine. Seda tuleb teha igakuuliselt, hiljemalt järgmise kuu 20. kuupäevaks. Deklaratsioonis kajastatakse nii müügilt kogutud käibemaksu kui ka ostudelt tasutud sisendkäibemaksu. Kui müügilt kogutud käibemaks on suurem kui ostude pealt tasutu, tuleb vahe riigile tasuda. Kui aga sisendkäibemaksu on rohkem, tekib enammakse, mida saab kasutada järgnevate maksukohustuste katteks või taotleda raha tagastamist.
Oluline on meeles pidada, et lisaks põhideklaratsioonile võib tekkida vajadus esitada ka INF-vorme, kus tuleb detailsemalt välja tuua tehingud teiste Eestis registreeritud käibemaksukohustuslastega, kui tehingute summa ületab teatud piiranguid.
Levinud vead ja nende vältimine
Käibemaksukohustuslasena registreerimise protsessis ja sellele järgnevas aruandluses tehakse sageli vigu, mis võivad kaasa tuua ebameeldivaid kontrolle või trahve. Üks levinumaid vigu on käibe piirmäära jälgimata jätmine. Ettevõtjad kipuvad unustama, et piirmäära sisse arvestatakse ka teenused, mida osutatakse välisriikidesse, ja kui see piir märkamatult ületatakse, tekib viivitus registreerimisel, mis on seaduserikkumine.
Teine sagedane murekoht on sisendkäibemaksu mahaarvamine kuludelt, mis ei ole otseselt seotud ettevõtlusega. Maksu- ja Tolliamet suhtub väga rangelt sellesse, milliseid kulusid loetakse ettevõtlusega seotuks. Näiteks isikliku sõiduauto kütusekulud, mis on seotud eratarbimisega, ei ole üldjuhul sisendkäibemaksu mahaarvamise aluseks. Enne kulude deklareerimist tasub alati konsulteerida raamatupidajaga, et vältida tahtmatut maksupettust.
Samuti on oluline hoida raamatupidamisdokumendid korras. Elektroonilised arved peavad olema säilitatud viisil, mis tagab nende terviklikkuse ja loetavuse kogu seadusega ette nähtud perioodi jooksul.
Korduma kippuvad küsimused
Kui kiiresti saab käibemaksukohustuslase numbri kätte?
Üldjuhul vaatab Maksu- ja Tolliamet avalduse läbi viie tööpäeva jooksul. Kui esitatud andmed on piisavad ja ettevõtte majandustegevus on selgesti arusaadav, võib registreerimine toimuda kiireminigi. Kui amet nõuab täiendavaid selgitusi, võib protsess venida pikemaks.
Kas ma pean registreeruma, kui müün teenuseid ainult välisriiki?
Isegi kui müüte teenuseid ainult välisriiki, võib teil tekkida käibemaksukohustus. Oluline on vaadata, kus on teenuse käibe tekkimise koht. Sageli tekib ka rahvusvaheliselt tegutsedes kohustus end Eestis registreerida, et saaksite korrektseid arveid väljastada ja vajadusel kohaldada pöördmaksustamist.
Mis juhtub, kui ma ei registreeri end õigel ajal?
Kui 40 000 euro piirmäär on ületatud, kuid te ei ole end registreerinud, loetakse teid tagasiulatuvalt käibemaksukohustuslaseks. See tähendab, et peate kogu piirmäära ületanud käibelt käibemaksu tagantjärele arvestama ja tasuma, kuid te ei saa seda summat enam kliendilt sisse nõuda, mis võib tähendada ettevõttele suurt rahalist kahju.
Kas käibemaksukohustuslase numbrist saab loobuda?
Jah, registrist saab end kustutada, kui teie käive jääb alla piirmäära ja te ei soovi enam vabatahtlikult kohustuslane olla. Kustutamise avaldus tuleb samuti esitada e-MTÜs. Arvestada tuleb aga sellega, et see ei ole automaatne ja Maksu- ja Tolliamet vaatab avalduse läbi, et veenduda tegevuse lõpetamises või käibe vähenemises.
Täiendavad võimalused käibemaksuga arveldamisel
Lisaks tavapärasele 22%-lisele käibemaksule on Eesti õiguses olemas ka erisusi ja maksuvabasid tegevusi. Mõnele teenusele kehtib madalam maksumäär, näiteks raamatutele või ravimitele, ja mõnele tegevusvaldkonnale kehtib hoopis maksuvabastus, näiteks teatud meditsiiniteenustele või finantsteenustele. Kui ettevõte tegeleb valdavalt maksuvaba käibega, ei ole käibemaksukohustuslaseks registreerimine sageli otstarbekas, kuna see vähendab võimalust sisendkäibemaksu maha arvata, kuid samas lisab kohustusi aruandluse osas.
Samuti tasub silmas pidada piiriülest kaubandust ehk OSS (One Stop Shop) süsteemi. See on mõeldud e-poodidele, kes müüvad kaupu eraisikutele üle Euroopa Liidu. OSS-süsteemiga liitumine lihtsustab märgatavalt käibemaksu deklareerimist teistes liikmesriikides, võimaldades esitada ühe koonddeklaratsiooni Eestis, selle asemel et registreeruda käibemaksukohustuslaseks igas riigis eraldi, kus klient asub.
Käibemaksuarvestus on dünaamiline ja sõltub tihedalt muutuvast seadusandlusest ning ettevõtte ärimudelist. Seetõttu on äärmiselt soovitatav pidada nõu professionaalse raamatupidaja või maksunõustajaga juba enne registreerimisavalduse esitamist. Asjatundja oskab prognoosida, kas registreerimine on antud hetkel majanduslikult põhjendatud ning aitab vältida vigu, mis võivad hilisemas faasis kalliks maksma minna. Korrektne maksuplaneerimine ei ole mitte ainult seaduse järgimine, vaid ka strateegiline tööriist ettevõtte kasumlikkuse ja stabiilsuse tagamiseks pikas perspektiivis.
