Tööga seotud lähetused on paljude töötajate igapäevaelu lahutamatu osa, olgu tegemist lühikese koolituse, kliendikohtumise või pikema välislähetusega. Üheks kõige sagedasemaks küsimuseks tööandjate ja töötajate vahel on päevaraha maksmine: millal on selleks õigus, kui suur see peab olema ja millised on maksuseadustest tulenevad nüansid. Päevaraha on mõeldud katma lähetusega kaasnevaid täiendavaid elamiskulusid, nagu toitlustus ja muud igapäevased pisikulud, mistõttu on oluline mõista, et tegemist ei ole töötasu ega preemiaga, vaid kulude hüvitamise vormiga.
Mis on päevaraha ja millal see töötajale kuulub?
Päevaraha on hüvitis, mida makstakse töötajale lähetuses viibimise ajal tekkivate täiendavate kulude katteks. See on mõeldud kompenseerima olukorda, kus töötaja peab väljaspool oma tavapärast elukohta viibides kulutama rohkem raha toidule või muudele argistele vajadustele, kui ta teeks kodus olles. Töölepingu seaduse kohaselt on tööandja kohustatud lähetusse saadetud töötajale hüvitama kõik lähetusega seotud mõistlikud kulud, sealhulgas päevaraha.
Oluline on teada, et päevaraha ei ole automaatne õigus igas olukorras. Selle maksmise eelduseks on:
- Tööandja poolt vormistatud lähetuskorraldus.
- Tööülesannete täitmine väljaspool töölepinguga määratud töö tegemise kohta.
- Asjaolu, et lähetus toob töötajale kaasa täiendavaid kulusid.
Tööandja võib otsustada, kas ta maksab päevaraha või hüvitab kulud kviitungite alusel. Praktikas eelistatakse sageli päevaraha, kuna see on administratiivselt lihtsam ja vabastab töötaja igast kohvi- või lõunast tšeki kogumisest. Siiski tuleb meeles pidada, et kui töötaja lähetuskulud on juba täielikult kaetud muul viisil – näiteks on hinna sees kõik toitlustuskorrad ja muud vajadused –, võib päevaraha maksmata jätta, kui selles on eelnevalt kokku lepitud.
Päevaraha piirmäärad ja maksuvabastus
Eestis on kehtestatud kindlad piirmäärad, milleni on päevaraha maksmine tulumaksuvaba. See on ettevõtja jaoks oluline teadmine, et vältida liigset maksukoormust. Kui tööandja otsustab maksta päevaraha üle kehtestatud piirmäära, siis ületav osa loetakse erisoodustuseks, millelt tuleb tasuda tulu- ja sotsiaalmaks.
Alates 2016. aastast kehtivad järgmised maksuvabad piirmäärad:
- Välislähetuse päevaraha maksuvaba piirmäär on 50 eurot esimese 15 päeva kohta ja 32 eurot iga järgneva päeva eest, kuid mitte rohkem kui 15 päeva eest kuus.
- Siseriikliku lähetuse puhul on päevaraha maksmine vabatahtlik, kuid kui tööandja otsustab seda maksta, on maksuvaba piirmäär kuni 21,34 eurot päevas.
Tähtis on rõhutada, et päevaraha maksmise piirmäärad on seotud just maksuvabastusega. Tööandja ja töötaja võivad kokku leppida ka kõrgemas päevarahas, kuid siis peab tööandja arvestama sellega, et piirmäära ületav summa kuulub maksustamisele nagu töötasu. See tähendab, et tegelik kättesaadav summa võib töötaja jaoks olla väiksem, kui tööandja peab kinni kõik maksud.
Kuidas toimub päevaraha arvestamine?
Päevaraha arvestamisel on oluline jälgida lähetuse kestust. Päevaraha arvestatakse üldjuhul täispäevade kaupa. Kui lähetus algab ja lõpeb samal päeval või kui tegemist on lühema perioodiga, kehtivad teatud reeglid:
- Päevaraha makstakse iga lähetuses viibitud kalendripäeva eest.
- Kui lähetus algab ühel päeval ja lõpeb teisel, loetakse mõlemad päevad lähetuspäevadeks, mille eest võib päevaraha maksta.
- Tööandjal on õigus kehtestada sisemine kord, mille kohaselt päevaraha ei maksta, kui lähetus kestab alla teatud arvu tunde, kuid see peab olema töötajale eelnevalt teatavaks tehtud.
Töötaja peab olema hoolikas oma lähetusaruande esitamisel. Isegi kui päevaraha makstakse fikseeritud summa alusel, peab tööandjal olema dokumentaalne tõestus, et lähetus toimus. See tähendab, et töölepingus või töökorralduse reeglites peaks olema selgelt kirjas, millised on kulude hüvitamise põhimõtted ja kuidas toimub aruandlus.
Võimalikud vaidluskohad ja nende vältimine
Kõige sagedasemad tülid tekivad olukorras, kus töötaja eeldab päevaraha saamist, kuid tööandja on katnud kõik toitlustuskulud või hotelli hinna sees on hommikusöök ja õhtusöök. Sellisel juhul on õigustatud küsimus: kas päevaraha on ikka vaja? Vabariigi Valitsuse määruse kohaselt võib päevaraha vähendada, kui töötajale on tagatud tasuta toitlustamine. Kui kõik toidukorrad on kaetud, võib päevaraha maksmata jätta või seda märkimisväärselt vähendada.
Teine oluline aspekt on lähetus ja puhkuse ühildamine. Kui töötaja pikendab lähetust omal algatusel, et puhata, siis puhkepäevade eest päevaraha ei maksta. Päevaraha on seotud otseselt tööülesannete täitmisega.
Korduma kippuvad küsimused
Kas päevaraha makstakse ka nädalavahetusel, kui ma viibin lähetuses?
Jah, kui lähetus kestab ka laupäeval ja pühapäeval ning töötaja on sel ajal sihtkohas tööandja korraldusel, on tal õigus saada päevaraha, kuna lähetusega seotud elamiskulud (toitlustus, majutus) tekivad ka puhkepäevadel.
Kas tööandja on kohustatud päevaraha maksma?
Jah, töölepingu seadusest tulenevalt on tööandjal kohustus hüvitada lähetusega seotud kulud. Päevaraha on üks võimalus neid kulusid hüvitada. Kui tööandja ei soovi maksta päevaraha, peab ta hüvitama kõik lähetusega seotud tegelikud kulud esitatud kviitungite alusel.
Kuidas mõjutab päevaraha minu keskmist töötasu?
Päevaraha ei loeta töötasuks, seega see ei mõjuta puhkusetasu, haigushüvitist ega muid keskmisest töötasust sõltuvaid väljamakseid. Päevaraha on kulude hüvitis, mitte tulu.
Kas võin päevarahast keelduda, kui tööandja pakub kviitungite alusel hüvitamist?
Tööandjal on õigus kehtestada ettevõttesisesed reeglid. Kui tööandja poliitika on hüvitada kulud kviitungite alusel, ei saa töötaja nõuda päevaraha, kui see ei ole töölepingus teisiti sätestatud. Samas on päevaraha mugavam lahendus mõlemale poolele.
Dokumentatsiooni korrektsus ja lähetusaruanne
Ettevõtte raamatupidamise seisukohast on ülioluline, et iga makstud päevaraha oleks seostatav konkreetse lähetusega. See tähendab, et pärast lähetuse lõppu peab töötaja esitama kirjaliku aruande või vähemalt kinnituse lähetuse toimumise kohta. Selles dokumendis peaks olema kirjas lähetuse aeg, sihtkoht ja eesmärk. Ilma lähetuskorralduseta tehtud maksed võivad maksuameti kontrolli korral osutuda probleemseks, sest tõestusmaterjal lähetuse ärilisest vajadusest puudub. Seetõttu on nii töötaja kui ka tööandja huvides, et paberimajandus oleks alati korras ja läbipaistev.
