Igapäevaelus tuleb ikka ja jälle ette olukordi, kus peame kellegi teise nimel toimima või volitama kedagi teist oma huvides tehinguid tegema. Olgu selleks siis pakile järele minemine postkontorisse, pangakontoga seotud toimingud või riigiasutustega suhtlemine – lihtkirjalik volikiri on siinkohal kõige levinum, lihtsam ja mugavam viis asjade ajamiseks. Kuigi selle koostamine võib tunduda esmapilgul triviaalne, on siiski teatud nüansse, mida silmas pidada, et dokument oleks juriidiliselt korrektne ja asjaajamine sujub tõrgeteta. Selles põhjalikus juhendis selgitamegi lahti kõik olulise, mida lihtkirjaliku volikirja puhul peab teadma.
Mis on lihtkirjalik volikiri ja millal seda kasutada?
Lihtkirjalik volikiri on dokument, millega volitaja annab volitatule õiguse teha tema nimel teatud toiminguid. See on vabas vormis koostatud paber, mis ei vaja reeglina notariaalset kinnitamist, kui seadus ei sätesta teisiti. Lihtkirjaliku volikirja peamine eelis on selle kiirus ja lihtsus – selle saab koostada käsitsi või arvutis ning see ei nõua lisakulutusi notari tasude näol.
Kõige sagedamini kasutatakse lihtkirjalikku volikirja olukordades, kus tehingu sisu ei ole seaduse järgi nõutud notariaalselt tõestama. Levinumad näited on:
- Paki- või tähitud kirja kättesaamine: Kui olete ise ära või ei saa mingil põhjusel postkontorisse minna, saate volitada lähedase või tuttava seda tegema.
- Asjaajamine riigiasutustes: Näiteks dokumendivahetus, taotluste esitamine või teabe pärimine, kus ametnikul on vaja veenduda, et teil on õigus vastavaid toiminguid teha.
- Pangatoimingud: Mõningate lihtsamate pangatoimingute puhul, kui pank aktsepteerib lihtkirjalikku volikirja (tasub alati pangast eelnevalt üle küsida, sest nõuded võivad erineda).
- Sõiduki kasutamine: Kui soovite lubada teisel isikul oma autoga sõita, võib mõnel juhul olla vajalik volikiri, kuigi tänapäeval on registreerimistunnistus tihti piisav.
Millal on notariaalne volikiri vältimatu?
Kuigi lihtkirjalik volikiri on mugav, ei sobi see sugugi kõigeks. Seadusandlus on üsna selgelt piiritlenud juhtumid, kus lihtkirjalikust dokumendist ei piisa ning volikiri peab olema notariaalselt tõestatud või vähemalt notariaalselt kinnitatud allkirjaga. Notariaalne volikiri on vajalik, kui:
- Tehingu tegemine nõuab notariaalset vormi: Kui seadus nõuab, et tehing (näiteks kinnisvara ost-müük) peab olema notariaalselt tõestatud, peab ka selleks tehinguks antav volikiri olema samas vormis.
- Kinnisvaratehingud: Kinnisasja võõrandamine või koormamine nõuab alati notariaalset volikirja.
- Perekonnaseisuaktid ja pärimistoimingud: Teatud oluliste isiklike õiguste ja kohustuste üleandmine nõuab rangemat kontrolli.
- Pangad ja krediidiasutused: Paljud pangad nõuavad kontodele ligipääsuks või oluliste lepingute muutmiseks notariaalselt kinnitatud volikirja, et välistada pettuse riski.
Lihtkirjaliku volikirja kohustuslikud elemendid
Et lihtkirjalik volikiri oleks kehtiv ja aktsepteeritav, peab see sisaldama konkreetset informatsiooni. Puudulikult koostatud dokument võib põhjustada olukorra, kus ametnik või teenindaja keeldub volikirja aktsepteerimast. Järgnevalt on loetletud kohustuslikud elemendid, mis peavad volikirjas kajastuma:
Volitaja ja volitatava andmed
Dokumendi alguses peavad olema selgelt välja toodud mõlema osapoole andmed. See aitab tuvastada, kes volituse annab ja kes selle saab. Kindlasti tuleks lisada:
- Ees- ja perekonnanimi.
- Isikukood (või sünniaeg, kui isikukood puudub).
- Elukoht või kontaktandmed (soovituslik, kuid aitab vajadusel isikuid tuvastada).
Volituse sisu ja ulatus
See on volikirja kõige tähtsam osa. Volitus peab olema sõnastatud täpselt ja üheselt mõistetavalt. Ärge kasutage üldsõnalisi väljendeid nagu “teen kõike”. Kirjeldage täpselt ära toimingud, mida volitatud isik võib teha. Näiteks: “volitan X-i saama kätte minu nimel oleva paki nr 123456” või “volitan Y-i esindama mind dokumentide esitamisel ja allkirjastamisel Maksu- ja Tolliametis”.
Volikirja kehtivusaeg
Volikiri peab sisaldama kehtivusaega. Kui kuupäeva ei ole märgitud, loetakse volikiri kehtivaks kuni selle tagasivõtmiseni või seaduses sätestatud tähtaja möödumiseni. Turvalisuse huvides on tungivalt soovitatav märkida konkreetne kuupäev, millal volikiri kehtib või millal see aegub.
Allkiri ja kuupäev
Volikiri peab olema varustatud volitaja omakäelise allkirjaga ning selle koostamise kuupäevaga. Ilma allkirjata dokument ei oma mingit juriidilist jõudu.
Levinumad vead volikirja koostamisel ja kuidas neid vältida
Isegi lihtsate dokumentide puhul tehakse sageli vigu, mis võivad asjaajamise keeruliseks muuta. Üks levinumaid vigu on liiga üldine sõnastus. Kui kirjutate volikirja, millega lubate teisel isikul “kõike minu nimel teha”, siis tõenäoliselt keeldub enamik asutusi seda aktsepteerimast. Volitus peab olema piiritletud konkreetse eesmärgiga.
Teine viga on puudulikud isikuandmed. Kui volikirjal on märgitud ainult eesnimi või kui isikukood on valesti kirjutatud, võib volitatud isiku tuvastamine olla võimatu. Alati kontrollige üle, et nimed ja isikukoodid vastaksid isikut tõendavale dokumendile.
Samuti unustatakse sageli ära volikirja kehtivusaeg. Kui volikiri jääb tähtajatuks, võib see olla probleemne, kuna volitaja ei pruugi mäletada, kellele ta on volituse andnud. Samas, kui volikiri on liiga lühiajaline, võib see aeguda enne, kui volitatud isik jõuab toimingu sooritada. Valige kehtivusaeg vastavalt vajadusele – näiteks konkreetse toimingu tegemise ajaks.
Digitaalne vs paberkandjal volikiri
Tänapäeva digitaalses maailmas on üha levinum digitaalselt allkirjastatud volikiri. See on sageli mugavam kui paberil ja pastapliiatsiga allkirjastatud dokument. Digitaalallkirjaga (ID-kaart, Mobiil-ID, Smart-ID) varustatud volikiri on juriidiliselt võrdväärne omakäeliselt allkirjastatud paberiga. Eeliseks on see, et seda saab lihtsalt e-kirjaga saata ja selle ehtsus on kergesti kontrollitav.
Paberkandjal volikiri on endiselt asendamatu olukordades, kus vastuvõtval asutusel puudub võimekus digitaalseid dokumente kontrollida või kui toimingu loomus nõuab füüsilist paberit. Kui koostate paberkandjal volikirja, veenduge, et allkiri oleks selgelt loetav ja dokument oleks puhas ning parandusteta.
Korduma kippuvad küsimused
Kas lihtkirjalik volikiri peab olema notariaalselt kinnitatud?
Ei pea, kui seadus ei sätesta teisiti. Enamik igapäevaseid toiminguid, nagu pakkide kättesaamine või lihtsamad avaldused, ei vaja notari sekkumist. Notariaalset vormi nõutakse vaid keerukamate tehingute, näiteks kinnisvara müügi korral.
Mida teha, kui volitaja soovib volikirja tühistada?
Volitaja võib volikirja igal ajal tagasi võtta, teavitades sellest volitatut. Kui volikiri on antud konkreetseks toiminguks, siis pärast toimingu sooritamist muutub see automaatselt kehtetuks. Kui volitus oli pikaajaline, tuleks volitatut kirjalikult teavitada volituse lõpetamisest.
Kas ma saan volitada kedagi tegema minu eest kõiki pangatoiminguid?
Pangad on reeglina väga ranged. Enamik panku nõuab pangakontoga seotud volituste vormistamiseks külastust pangakontorisse, kus volitaja ja volitatav saavad koos kohal olla ning pangatöötaja volituse kinnitada. Lihtkirjalik volikiri ei pruugi pangas kehtida.
Kas volikirjale peab lisama tunnistajate allkirjad?
Üldjuhul ei ole lihtkirjalikul volikirjal vaja tunnistajate allkirju. Piisab volitaja enda allkirjast. Siiski, kui tegemist on olulise toiminguga, võib tunnistajate lisamine anda volikirjale rohkem kaalu ja kindlustunnet vastuvõtvale osapoolele, kuid see ei ole kohustuslik nõue.
Kas ma saan volitada alaealist isikut?
Teoorias saab, kuid praktikas sõltub see toimingu iseloomust. Paljud asutused ja teenusepakkujad keelduvad tegemast tehinguid alaealiste volitatud esindajatega, kuna neil puudub teovõime teatud tüüpi lepingute sõlmimiseks. Enne alaealise volitamist tasub alati uurida konkreetse asutuse reegleid.
Volikirja kehtivuse kontrollimine ja turvalisus
Kui olete olukorras, kus peate vastu võtma teise isiku esitatud volikirja, on teie kohustus kontrollida selle autentsust. Ärge võtke vastu dokumenti, mis tundub kahtlane, on ebaselge või millel puuduvad olulised elemendid, nagu kuupäev või selge volitus. Kui volikiri on digitaalne, kontrollige kindlasti digitaalallkirja kehtivust vastavas tarkvaras või portaalis.
Isikuna, kes volikirja annab, olge äärmiselt ettevaatlik, kellele ja millise ulatusega volitusi jagate. Volikiri on võimas tööriist ja selle kuritarvitamine võib kaasa tuua ebameeldivaid tagajärgi. Ärge kunagi allkirjastage tühja volikirja vormi ega volikirja, mille sisu te täielikult ei mõista. Samuti tasub meeles pidada, et volitaja vastutab üldjuhul volitatud isiku tegude eest, mis jäävad antud volituse piiridesse. Seetõttu usaldage volituse andmisel ainult inimesi, kelles olete täielikult veendunud.
Lõpetuseks võib öelda, et lihtkirjalik volikiri on suurepärane ja paindlik vahend paljude igapäevaste asjaajamiste lahendamiseks, kui seda õigesti kasutada. Teades põhireegleid, olles täpne sõnastuses ja säilitades ettevaatlikkuse, saate tagada, et teie volitus on kehtiv ning teie huvid on kaitstud. Kui tekib vähimgi kahtlus, kas lihtkirjalik vorm on piisav, tasub alati konsulteerida vastava asutusega, kellele volikiri on suunatud, et vältida asjatut ajakulu ja arusaamatusi.
