Korrektse ja veenva avalduse koostamine on oskus, mida läheb vaja igas eluvaldkonnas – olgu selleks tööle kandideerimine, ülikooli astumine, toetuse taotlemine või ametiasutustega suhtlemine. Paljud inimesed alahindavad kirjaliku pöördumise tähtsust, pidades seda vaid formaalsuseks. Tegelikkuses on avaldus aga sinu visiitkaart, mis loob esmamulje sinu professionaalsusest, korrektsusest ja suhtumises asjasse. Kui dokument on täis kirjavigu, lohakalt vormistatud või ebaselge sõnastusega, võib see jätta mulje, et sa ei ole taotletava koha või hüve vääriline. Käesolevas artiklis vaatleme samm-sammult, kuidas koostada dokumenti, mis mitte ainult ei vasta nõuetele, vaid paistab silma oma selguse ja professionaalsusega.
Avalduse ülesehitus ja kohustuslikud elemendid
Iga ametlik dokument järgib kindlat struktuuri. See ei ole mõeldud bürokraatia suurendamiseks, vaid tagab, et vajalik info jõuab adressaadini võimalikult kiiresti ja arusaadavalt. Korrektselt vormistatud avaldus on alati lihtsamini loetav ja jätab adressaadile kindlustunde, et oled oma asjades organiseeritud.
Dokumendi kohustuslikud osad:
- Päis (ülaserv): Siia märgitakse dokumendi koostaja nimi, isikukood või kontaktandmed ning kuupäev.
- Adressaat: Kellele avaldus on suunatud. See peab sisaldama asutuse täpset nime ja soovitavalt konkreetse isiku ametinimetust (nt juhataja, personalijuht).
- Pealkiri: Sõna “Avaldus” peab olema selgelt eristatav, tavaliselt keskel ja trükitähtedega või rasvases kirjas.
- Sisuosa: See on avalduse kõige olulisem osa, kus selgitad lühidalt ja täpselt, mida soovid ja miks.
- Lisad: Kui avaldusele on lisatud täiendavaid dokumente (nt diplomid, CV, tõendid), tuleb need eraldi välja tuua.
- Allkiri: Dokumendi lõpus peab olema koostaja omakäeline või digitaalne allkiri.
Kuidas kirjutada sisuosa, mis veenab
Avalduse sisuosa puhul kehtib kuldreegel: vähem on rohkem. Ära kirjuta pikki heietusi oma eluloo kohta, kui see ei ole otseselt seotud taotluse sisuga. Keskendu sellele, mis on oluline. Kasuta selget ja ametlikku eesti keelt. Väldi liigset emotsionaalsust, kuid ära ole ka liiga robotlik.
Alusta põhjusest: Alusta kohe avalduse eesmärgist. Näiteks: „Palun mind vastu võtta…“, „Soovin taotleda puhkust…“, „Palun väljastada tõend…“.
Põhjenda vajadust: Kui tegemist on avaldusega, kus põhjendus on vajalik, kirjuta see lühikeste, kuid argumenteeritud lausetega. Kui kandideerid tööle, rõhuta oma oskusi ja kogemusi, mis on konkreetse koha jaoks kriitilised. Kui taotled toetust, selgita, kuidas toetus aitab kaasa eesmärgi saavutamisele.
Ole viisakas, kuid enesekindel: Kasuta viisakat tooni. Väldi käskivat kõneviisi. Selle asemel kasuta viisakaid pöördumisi nagu „palun“, „soovin“ ja „tänan koostöö eest“.
Praktiline taotluse näidis
Siin on näidis üldisest avaldusest, mida saad kohandada vastavalt oma vajadustele. See on vormistatud nii, et see vastaks kõigile ametlikele standarditele.
Matti Mees
Pärnu mnt 123-4, Tallinn
Telefon: +372 5555 5555
E-post: [email protected]
AS Näidisettevõte
Juhatuse esimehele
Kesklinna 1, Tallinn
10. oktoober 2023
AVALDUS
Palun mind tööle võtta projektijuhi ametikohale, mille kohta avaldasite kuulutuse oma kodulehel 5. oktoobril 2023.
Olen lõpetanud Tallinna Tehnikaülikooli ärijuhtimise erialal ning oman viieaastast töökogemust projektide juhtimises ehitussektoris. Minu tugevusteks on meeskonna juhtimine, eelarvestamine ja analüütiline mõtlemine. Usun, et minu senine töökogemus ja oskused aitavad kaasa AS Näidisettevõtte edasisele arengule.
Olen valmis osalema töövestlusel ja täiendama esitatud infot vajadusel.
Lisad:
1. Curriculum Vitae (CV)
2. Kõrgharidust tõendav diplom
Lugupidamisega,
(allkiri)
Matti Mees
Levinumad vead, mida avalduse koostamisel vältida
Isegi kui sisu on suurepärane, võivad väikesed tehnilised apsud rikkuda kogu mulje. Enne nupule „Saada“ vajutamist või dokumendi printimist kontrolli üle järgmised punktid:
Kirjavead ja stiilivääratused
Keeleline ebakorrektus on suurim usalduskrediidi hävitaja. Kasuta tekstitöötlusprogrammide õigekirjakontrolli, kuid ära usalda seda pimesi. Loe tekst ise valjusti ette – nii märkad kergemini kohmakaid lauseehitusi ja puuduvaid komasid.
Ebaselgus ja ebamäärasus
Kui avaldus on liiga ümmargune või ei ole selge, mida sa täpselt soovid, siis tõenäoliselt lükatakse see kõrvale. Ole konkreetne. Kui on vaja esitada kuupäevi, summasid või viiteid dokumentidele, tee seda täpselt.
Vormistuslikud puudujäägid
Kasuta ühtset fonti (nt Arial, Calibri või Times New Roman) ja kirjastiili. Teksti joondamine peaks olema korrektne (üldjuhul plokkjoondus). Ära kasuta liiga palju erinevaid esiletõstmise viise – piisab rasvasest kirjast pealkirjade juures.
Digitaalne vs paberil avaldus
Tänapäeva maailmas liigub enamik avaldusi digitaalselt. See ei tähenda, et reeglid on muutunud leebemaks. Pigem vastupidi – digitaalne avaldus peab olema veelgi täpsem, sest esmamulje tekib e-kirja subjektireast ja faili nimest.
Faili nimetamine: Ära saada dokumenti nimega “dok1.pdf” või “uus_avaldus_lõplik.pdf”. Nimeta fail professionaalselt: “Avaldus_Eesnimi_Perekonnanimi.pdf”.
E-kirja sisu: Ära saada tühja e-kirja, kuhu on lisatud vaid fail. E-kiri ise peab olema samuti viisakas. Kirjuta lühike sissejuhatus: “Tere, edastan teile oma avalduse seoses X ametikohaga. Tänan tähelepanu eest.”
Formaat: Kasuta alati PDF-vormingut. See tagab, et dokumendi kujundus säilib ja seda ei saa tahtmatult muuta. Wordi dokumenti saates võib vormistus teises arvutis “laiali minna”.
Korduma kippuvad küsimused
Kas avaldus peab olema käsitsi kirjutatud?
Tänapäeval on enamik avaldusi arvutiga kirjutatud ja väljatrükitud või digitaalselt allkirjastatud. Käsitsi kirjutamist nõutakse tänapäeval harva, vaid väga spetsiifilistel juhtudel. Kui nõuet käsitsi kirjutamiseks ei ole, on arvutiga koostatud dokument eelistatav selle loetavuse tõttu.
Kui pikk peaks avaldus olema?
Ideaalis mahub avaldus ühele A4 leheküljele. See peab olema piisavalt lühike, et seda saaks kiiresti lugeda, kuid piisavalt sisukas, et anda ülevaade sinu soovist ja põhjendusest. Üle ühe lehekülje pikkune avaldus on üldjuhul liiga detailne.
Kas pean kasutama ametlikku kirjapaberit?
Ametlikku kirjapaberit (firmastiilis) kasutavad üldjuhul ettevõtted omavahelises kirjavahetuses. Eraisikuna avaldust kirjutades on standardne valge A4 paber või puhas PDF-dokument täiesti piisav ja professionaalne.
Kuidas allkirjastada digitaalselt?
Eestis on ID-kaardi, Mobiil-ID või Smart-ID abil digitaalallkirjastamine väga levinud ja võrdsustatud omakäelise allkirjaga. See on kõige turvalisem ja kiirem viis dokumente vahetada. Salvesta allkirjastatud fail konteinerina (.bdoc, .asice) või kui asutus nõuab, siis PDF-i sisse integreeritud allkirjana.
Mida teha, kui mul ei ole kõiki lisasid kohe võtta?
Sellisel juhul on parem oodata või suhelda adressaadiga eelnevalt. Kui lisad on kohustuslikud, siis ilma nendeta võib avaldus jääda menetlemata. Maini avalduses, kui mõni lisa on viibimas, kuid püüa alati esitada täiskomplekt.
Ettevalmistus enne kirjutamist
Edukas avaldus algab enne, kui oled kirjutanud esimese lause. Enne klaviatuuri taha istumist kulu aega teema selgeks tegemisele. Loe uuesti läbi nõuded, kui need on kuskil kirjas. Uuri ettevõtte või asutuse tausta, kuhu avalduse saadad. See aitab sul valida õige tooni ja rõhutada aspekte, mis on adressaadile kõige olulisemad. Mida paremini oled ette valmistunud, seda vähem aega kulub kirjutamisele ja seda kvaliteetsem on lõpptulemus. Pea meeles, et sinu kirjutatud tekst peegeldab sind ennast – tee see nii heaks, kui vähegi oskad.
