Tänapäeva kiires elutempos on vabadus teha tööd ja ajada asju asukohast sõltumata muutunud pigem normiks kui erandiks. Ilmselt on paljud meist sattunud olukorda, kus kiireloomuline leping või avaldus vajab allkirjastamist, kuid arvutit pole käepärast ning printeri ja skänneri otsimine tundub mineviku igandina. Õnneks on Eesti e-riigi lahendused teinud digiallkirjastamise nutitelefonis äärmiselt lihtsaks, turvaliseks ja mugavaks. Telefonis dokumentide allkirjastamine ei säästa mitte ainult aega, vaid võimaldab hoida kõik olulised paberid organiseeritult taskus, olles valmis saatmiseks vaid mõne ekraanipuudutusega. Selles juhendis vaatame detailselt, kuidas seadistada oma nutitelefon digiallkirjastamiseks, milliseid rakendusi eelistada ja kuidas protsess samm-sammult läbi teha, et tunneksite end digitaalses asjaajamises kindlalt.
Vajalikud eeldused ja ettevalmistused
Enne kui asume tehniliste sammude juurde, on oluline veenduda, et teie nutitelefon ja isikutuvastusvahendid on allkirjastamiseks valmis. Erinevalt arvutist, kus kasutatakse sageli ID-kaarti ja kaardilugejat, on telefonis allkirjastamise alustalaks mobiilsed lahendused.
Peamised vahendid, mida vajate, on:
- Smart-ID: See on tänapäeval kõige populaarsem ja mugavam viis isikutuvastuseks ja allkirjastamiseks. Veenduge, et teil on Smart-ID rakendus alla laetud ja konto on aktiivne (kontrollige, et sertifikaadid ei oleks aegunud). Smart-ID eelis on see, et see töötab üle andmeside ja WiFi ning ei sõltu SIM-kaardist.
- Mobiil-ID: See on SIM-kaardi põhine lahendus. Selleks peab teil olema sõlmitud Mobiil-ID leping oma mobiilioperaatoriga ning telefonis peab olema spetsiaalne Mobiil-ID toega SIM-kaart. Erinevalt Smart-ID-st on Mobiil-ID kasutamine seotud väikese kuutasuga, mis lisandub teie telefoniarvele.
- Nutitelefon või tahvelarvuti: Sobivad nii Android kui ka iOS (iPhone/iPad) operatsioonisüsteemiga seadmed.
- Allkirjastamise rakendus: Kõige levinum ja riiklikult tunnustatud rakendus on RIA DigiDoc, kuid leidub ka alternatiive nagu Dokobit.
RIA DigiDoc rakenduse seadistamine
Kõige kindlam viis dokumentide allkirjastamiseks Eestis on kasutada Riigi Infosüsteemi Ameti (RIA) poolt hallatavat rakendust RIA DigiDoc. See on tasuta, turvaline ja toetab kõiki levinud digiallkirja vorminguid.
Järgige neid samme rakenduse hankimiseks ja seadistamiseks:
- Avage oma telefoni rakendustepood (Google Play Store Androidile või Apple App Store iPhone’ile).
- Trükkige otsingusse “RIA DigiDoc” ja laadige rakendus alla.
- Rakenduse esmakordsel avamisel võidakse teilt küsida luba teavituste saatmiseks ja failidele ligipääsuks. Lubage need, et saaksite dokumente mugavalt importida ja salvestada.
- Soovi korral saate seadistada rakenduse sätteid, kuid vaikimisi seaded on enamiku kasutajate jaoks sobivad.
Samm-sammuline juhend dokumendi allkirjastamiseks
Nüüd, kui tööriistad on olemas, teeme läbi reaalse allkirjastamise protsessi. Oletame, et teile saadeti e-kirjaga PDF-vormingus leping, mis vajab allkirja.
1. samm: Dokumendi importimine rakendusse
Dokumendi saamiseks RIA DigiDoc äppi on mitu võimalust. Kõige tavalisem viis on otse e-kirjast või failihaldurist:
- Avage e-kiri, kus asub manus (nt PDF või Wordi fail).
- Vajutage failile, et see avada või hoidke näppu failil all, kuni tekib valikute menüü.
- Otsige valikut “Jaga” (Share) või “Ava rakenduses…” (Open in…).
- Valige nimekirjast RIA DigiDoc. Kui te seda kohe ei näe, võib see olla peidus “Veel” (More) nupu all.
Pärast valiku tegemist avaneb RIA DigiDoc rakendus automaatselt ja küsib, kas soovite luua uue allkirjastatud konteineri. Nõustuge sellega.
2. samm: Dokumendi kontrollimine ja konteineri loomine
Enne allkirja andmist on kriitiliselt oluline veenduda, et allkirjastate õige asja. Digiallkirjastamisel pannakse failid n-ö “ümbrikusse” ehk konteinerisse (laiendiga .asice või .bdoc).
Rakenduse vaates näete imporditud faile. Vajutage faili nimele, et selle sisu veelkord üle vaadata. Veenduge, et tekst on korrektne ja midagi pole kaduma läinud. Kui kõik on õige, liikuge edasi allkirjastamise nupu juurde, mis asub tavaliselt ekraani allosas (sageli tähistatud pliiatsi ikooniga või tekstiga “Allkirjasta”).
3. samm: Allkirjastamisvahendi valimine
Pärast “Allkirjasta” vajutamist küsib rakendus, millist meetodit soovite kasutada. Valikud on tavaliselt:
- Smart-ID: Valige see, kui kasutate Smart-ID rakendust. Teilt küsitakse isikukoodi (kui see pole juba salvestatud).
- Mobiil-ID: Valige see, kui kasutate SIM-kaardi põhist lahendust. Teilt küsitakse telefoninumbrit ja isikukoodi.
4. samm: PIN-koodide sisestamine
See on protsessi kõige olulisem turvaelement. Järgige ekraanile ilmuvaid juhiseid:
Smart-ID puhul:
- RIA DigiDoc rakendus kuvab kontrollkoodi (nt 1234).
- Teie telefoni peaks ilmuma Smart-ID teavitus. Avage see.
- Veenduge, et Smart-ID rakenduses kuvatav kontrollkood kattub RIA DigiDoc äpis näidatuga.
- Sisestage PIN 2 kood (mitte PIN 1, sest PIN 2 on mõeldud allkirjastamiseks).
Mobiil-ID puhul:
- RIA DigiDoc kuvab kontrollkoodi.
- Mõne hetke pärast ilmub telefoni ekraanile süsteemiteade (“Flash message”).
- Kontrollige koodide kattuvust.
- Vajutage “Nõustu” või “OK” ja sisestage PIN 2.
Pärast õige PIN 2 sisestamist naaseb vaade RIA DigiDoc rakendusse, kus näete teadet, et dokument on edukalt allkirjastatud. Faili nime taha on ilmunud laiend .asice või .bdoc.
Allkirjastatud dokumendi jagamine
Allkirjastatud dokument on nüüd turvaliselt teie telefonis, kuid see tuleb tavaliselt teisele osapoolele tagasi saata. Selleks ei pea te rakendusest lahkuma.
Otsige rakenduses “Jaga” (Share) nuppu. Seejärel saate valida e-posti rakenduse (nt Gmail või Outlook). Rakendus loob automaatselt uue kirja, mille manuses on teie digiallkirjastatud konteiner. Sisestage vaid saaja aadress, teema ja saatke kiri teele. Samuti on võimalik faili salvestada pilveteenustesse nagu Google Drive või Dropbox, valides jagamise menüüst vastava rakenduse.
Alternatiiv: Allkirjastamine veebibrauseris
Kuigi rakenduse kasutamine on kõige levinum viis, võib ette tulla olukordi, kus te ei soovi või ei saa rakendust alla laadida. Sellisel juhul on suurepäraseks alternatiiviks veebipõhised allkirjastamisportaalid, nagu näiteks Dokobit.
Protsess brauseris on sarnane:
- Minge Dokobiti veebilehele ja logige sisse (Smart-ID või Mobiil-ID abil).
- Laadige dokument üles (Upload).
- Määrake allkirjastamise tase ja vorming (tavaliselt vaikesätted sobivad).
- Vajutage “Allkirjasta” ja sisestage PIN 2, kui telefon küsib.
- Laadige allkirjastatud fail oma telefoni alla või jagage seda otse portaalist.
Veebipõhise lahenduse eelis on see, et see ei nõua installimist ja töötab igas seadmes, millel on internetiühendus ja veebilehitseja.
Korduma kippuvad küsimused (KKK)
Kas digiallkiri telefonis on sama juriidilise jõuga kui paberil allkiri?
Jah, vastavalt Euroopa Liidu eIDAS määrusele ja Eesti seadustele on kvalifitseeritud digiallkiri (mida Smart-ID ja Mobiil-ID võimaldavad) täpselt sama juriidilise jõuga kui omakäeline allkiri paberil. See kehtib kõigis Euroopa Liidu liikmesriikides.
Kas ma saan allkirjastada mitu dokumenti korraga?
Jah, RIA DigiDoc rakendus võimaldab lisada ühte konteinerisse mitu faili. Lihtsalt importige või lisage kõik vajalikud failid enne allkirjastamisprotsessi alustamist. Nii saate ühe PIN 2 sisestamisega allkirjastada terve paki dokumente korraga, mis asuvad ühes .asice konteineris.
Miks ma ei saa PDF-faili otse allkirjastada ilma konteinerita?
Eesti digiallkirjastamise standard põhineb konteinerisüsteemil. See tähendab, et algfail (PDF) ja digiallkirja failid pakitakse kokku üheks uueks failiks (.asice). See tagab faili terviklikkuse – kui keegi muudaks PDF-i sisu pärast allkirjastamist, muutuks allkiri kehtetuks. Kuigi eksisteerib ka PDF-sisene allkirjastamine (PAdES), on Eestis asjaajamises eelistatud ja levinuim konteineripõhine lähenemine.
Mida teha, kui allkirjastamine ebaõnnestub?
Kõige sagedasemad põhjused on kehv internetiühendus või aegunud sertifikaadid. Kontrollige, kas teil on toimiv andmeside. Kui viga kordub, logige sisse Smart-ID või Mobiil-ID iseteenindusse ja kontrollige, kas teie sertifikaadid on kehtivad. Mõnikord aitab ka lihtsalt rakenduse sulgemine ja uuesti avamine.
Digitaalse asjaajamise mõju keskkonnale ja efektiivsusele
Dokumentide allkirjastamine nutitelefonis ei ole pelgalt tehnoloogiline mugavus, vaid see kannab endas laiemat väärtust. Iga digitaalselt allkirjastatud dokument säästab paberit, printeri tinti ja transpordile kuluvat energiat, mis muidu kuluks paberdokumentide füüsilisele liigutamisele ühest punktist teise. See on väike, kuid oluline samm rohelisema ja jätkusuutlikuma eluviisi suunas.
Lisaks keskkonnaaspektile annab mobiilne allkirjastamine meile tagasi kõige väärtuslikuma ressursi – aja. Enam ei pea lepingute sõlmimiseks leppima kokku füüsilisi kohtumisi või ootama päevi posti liikumist. Tehingud, mis varem võtsid aega päevi, saavad nüüd tehtud minutitega, olenemata sellest, kas viibite kontoris, metsarajal või lennujaamas. See efektiivsus võimaldab keskenduda sisulisele tööle ja eraelule, jättes bürokraatia vaid märkamatuks taustategevuseks.
