Tänapäeva kiires elutempos on muutunud tavaliseks olukord, kus olulised lepingud või dokumendid vajavad allkirjastamist hetkel, mil viibite kontorist eemal. Võib-olla olete parajasti ühistranspordis, matkarajal või lihtsalt kodus diivanil, ja sülearvuti avamine tundub tüütu või pole üldse võimalik. Õnneks on Eesti e-riigi taristu ja nutikad lahendused teinud dokumentide digiallkirjastamise nutitelefonis äärmiselt lihtsaks ja mugavaks. Enam ei ole digiallkirja andmiseks vaja ID-kaardi lugejat ega keerulist tarkvara arvutis – piisab vaid nutitelefonist ja toimivast isikutuvastusvahendist. Selles põhjalikus juhendis vaatame samm-sammult, kuidas saate oma dokumendid allkirjastatud vaid mõne minutiga, kasutades selleks ainult oma mobiiltelefoni.
Ettevalmistused: mida on vaja digiallkirjastamiseks telefonis?
Enne kui asume tehniliste sammude juurde, tuleb veenduda, et teie nutiseade ja autentimisvahendid on töökorras. Erinevalt arvutist, kus kasutatakse sageli füüsilist ID-kaarti ja kaardilugejat, tugineb mobiilne allkirjastamine peamiselt SIM-põhistele või rakenduspõhistele lahendustele. Füüsilise ID-kaardi kasutamine telefonis on küll teoreetiliselt võimalik spetsiaalsete adapteritega, kuid see on ebamugav ja vähelevinud.
Sujuva protsessi tagamiseks veenduge, et teil on olemas üks järgmistest:
- Smart-ID: See on kõige populaarsem ja mugavam viis. Veenduge, et teie Smart-ID konto on aktiivne ja tase on “Smart-ID” (mitte “Smart-ID Basic”, mis võimaldab vaid pangatehinguid, kuid mitte ametlikku digiallkirja). Enamikul eestlastel on täisväärtuslik konto, mis on võrdsustatud omakäelise allkirjaga.
- Mobiil-ID: See on SIM-kaardi põhine lahendus. Kasutamiseks peab teil olema kehtiv Mobiil-ID leping oma operaatoriga ja meeles PIN1 ning PIN2 koodid. Allkirjastamiseks on vaja sisestada PIN2.
Lisaks autentimisvahendile on teil vaja spetsiaalset tarkvara, mis suudab luua digikonteinereid (nagu .asice või .bdoc). Kõige kindlam ja riiklikult toetatud valik on RIA DigiDoc rakendus, mis on saadaval nii Androidi kui ka iOS-i seadmetele.
RIA DigiDoc rakenduse seadistamine ja kasutamine
Riigi Infosüsteemi Ameti (RIA) poolt hallatav DigiDoc rakendus on mobiilse allkirjastamise kuldstandard Eestis. See on turvaline, reklaamivaba ja loodud spetsiaalselt Eesti ID-kaardi ökosüsteemi jaoks. Kui teil seda veel pole, laadige see oma rakenduste poest (Google Play või App Store) alla.
Esmakordne seadistamine
Rakenduse esmakordsel avamisel võidakse teilt küsida luba teavituste saatmiseks ja failidele ligipääsuks. Need load on olulised, et saaksite dokumente salvestada ja jagada. Rakenduse seadetes saate valida oma eelistatud allkirjastamise meetodi (vaikimisi Smart-ID või Mobiil-ID), et te ei peaks seda iga kord uuesti valima. Soovitatav on sisestada oma isikukood seadetes juba ette, et protsess oleks hiljem kiirem.
Dokumendi importimine rakendusse
Üks sagedasemaid küsimusi on: “Kuidas ma saan oma e-mailile tulnud PDF-faili allkirjastamisrakendusse?” See protsess erineb veidi sõltuvalt sellest, kas kasutate iPhone’i või Androidi, kuid loogika on sama.
- Avage oma e-post või pilveteenus (nt Google Drive, Dropbox), kus allkirjastamist vajav fail asub.
- Avage fail ja otsige “Jaga” (Share) või “Ava rakenduses…” (Open in…) nuppu. Tavaliselt tähistab seda ikoon, kus nool liigub kastist välja.
- Valikute hulgast otsige üles ikoon RIA DigiDoc. Kui te seda kohe ei näe, võib see olla peidetud nupu “Veel” (More) alla.
- Vajutades RIA DigiDoc ikoonile, avaneb rakendus automaatselt ja teie dokument on juba “ümbrikusse” ehk konteinerisse lisatud.
Nüüd on dokument valmis allkirjastamiseks. Rakendus loob automaatselt konteineri (laiendiga .asice või .bdoc), mis hoiab endas nii algset faili kui ka lisatavaid digiallkirju.
Samm-sammult allkirjastamise protsess
Kui dokument on edukalt RIA DigiDoc rakendusse imporditud, on allkirjastamine vaid hetke küsimus. Järgige neid samme:
1. Kontrollige andmeid: Veenduge, et konteineris on õige fail. Näete ekraanil faili nime ja suurust. Vajadusel saate nupuga “Lisa fail” lisada samasse konteinerisse veel dokumente – näiteks kui peate allkirjastama lepingu ja selle lisa korraga.
2. Algatage allkirjastamine: Vajutage suurele nupule “Allkirjasta”.
3. Valige meetod: Kui te pole vaikimisi meetodit seadistanud, küsib rakendus, kas soovite kasutada Smart-ID-d või Mobiil-ID-d. Valige endale sobiv.
4. Isikukoodi ja andmete kinnitamine: Veenduge, et väljadel on teie õige isikukood ja riik. Tavaliselt täidab rakendus need automaatselt, kui olete seda varem kasutanud.
5. PIN2 sisestamine: Teie telefoni ekraanile ilmub kontrollkood. Veenduge, et see kood ühtib DigiDoc rakenduses kuvatava koodiga. Seejärel sisestage oma Smart-ID või Mobiil-ID rakenduses PIN2 kood. Pidage meeles: PIN1 on isikutuvastuseks, PIN2 on allkirjastamiseks.
6. Valmis! Pärast koodi sisestamist kulub mõni sekund andmevahetuseks ja seejärel näete teadet, et dokument on edukalt allkirjastatud. Faili nime taha on tekkinud roheline märge või tekst “Allkiri kehtib”.
Kuidas allkirjastatud dokumenti edasi saata?
Allkirjastatud dokument asub nüüd teie telefonis, kuid tõenäoliselt on teil vaja see teisele osapoolele tagasi saata. See on koht, kus paljud kasutajad takerduvad, kuna fail ei lähe automaatselt tagasi e-kirja saatjale.
RIA DigiDoc rakenduse allservas või menüüs on nupp “Jaga” (Share). Vajutades sellele, avaneb teie telefoni tavapärane jagamismenüü. Valige sealt oma e-posti rakendus (nt Gmail või Outlook). See avab uue kirja akna, kus allkirjastatud .asice konteiner on juba manusena kaasas. Sisestage vaid saaja aadress ja saatke kiri teele.
Alternatiivina saate faili salvestada oma telefoni failihaldurisse (Files) või pilveteenusesse, et seda hiljem arvutis kasutada või arhiveerida.
Alternatiivid: Dokobit ja brauseripõhine allkirjastamine
Kuigi RIA DigiDoc on Eestis standard, võib ette tulla olukordi, kus te ei soovi või ei saa rakendust alla laadida. Sellisel juhul on suurepäraseks alternatiiviks Dokobit portaal, mis töötab otse veebibrauseris (Chrome, Safari jne).
Dokobit on eriti kasulik siis, kui peate koguma allkirju mitmelt osapoolelt, kes asuvad erinevates Balti riikides või mujal Euroopas (Island, Norra jne). Dokobiti portaalis saate dokumendi üles laadida, määrata allkirjastajad ja süsteem saadab neile ise kutsed e-postile. Telefonis toimib Dokobiti veebileht väga mugavalt (“responsive” disain) ja toetab samuti Smart-ID ning Mobiil-ID kasutamist. See lahendus on hea ka siis, kui tegemist on rahvusvaheliste dokumentidega, kuna see toetab laiemalt eIDAS määrustele vastavaid vorminguid.
Levinumad vead ja nende lahendused
Isegi parima tehnoloogia puhul võib ette tulla tõrkeid. Siin on mõned sagedasemad probleemid, mis võivad mobiilis allkirjastamisel tekkida, ja kuidas neid lahendada:
- “Seanss aegus” või tehniline viga: See juhtub sageli, kui internetiühendus on ebastabiilne (nt liigute 4G ja WiFi vahel). Sulgege rakendus täielikult ja proovige uuesti stabiilse ühendusega.
- Vale PIN-kood: Kui sisestasite PIN2 valesti, katkeb protsess turvakaalutlustel. Peate protsessi uuesti alustama. Kui sisestate PIN2 kolm korda valesti, lukustub see ja peate selle PUK-koodiga lahti blokeerima või pangas uue Smart-ID tegema.
- Faili ei saa avada: Mõnikord proovivad inimesed avada .asice faili otse e-postist ilma DigiDoc rakenduseta. Telefon ei oska seda faili lugeda ilma spetsiaalse tarkvarata. Kasutage alati “Ava rakenduses” funktsiooni.
Korduma kippuvad küsimused (FAQ)
Kas telefonis allkirjastamine on tasuline?
RIA DigiDoc rakenduse allalaadimine ja kasutamine on eraisikule tasuta. Smart-ID kasutamine on samuti tasuta. Mobiil-ID puhul võib teie mobiilioperaator küsida väikest kuutasu (tavaliselt umbes 1 euro), kuid iga allkirjastamise tehing eraldi ei maksa.
Kas digiallkiri telefonis on juriidiliselt sama mis paberil?
Jah, absoluutselt. Euroopa Liidu eIDAS määruse ja Eesti seaduste kohaselt on kvalifitseeritud digiallkiri (mida Smart-ID ja Mobiil-ID võimaldavad) juriidiliselt samaväärne omakäelise allkirjaga. See kehtib nii kohtus kui ka ametiasutustes.
Miks ma ei saa allkirjastada PDF-faili otse, vaid pean looma konteineri?
Eesti digiallkirjastamise standard põhineb krüptograafilisel konteineril (.asice või .bdoc). See toimib nagu digitaalne pitseeritud ümbrik. Te ei kirjuta n-ö PDF-i peale, vaid panete PDF-i turvaümbrikusse ja allkirjastate ümbriku. See tagab, et faili sisu pole pärast allkirjastamist muudetud. Mõned rahvusvahelised lahendused lubavad ka PDF-sisest allkirja (PAdES), kuid Eestis on konteiner eelistatuim.
Kas ma saan allkirjastada dokumente ka ilma internetiühenduseta?
Ei, digiallkirjastamine nõuab reaalajas ühendust sertifitseerimiskeskusega, et kontrollida teie sertifikaatide kehtivust (OCSP päring) ja lisada ajatempel. Ilma internetita (Data või WiFi) ei ole võimalik kehtivat digiallkirja anda.
Mida teha, kui mu Smart-ID konto on “Basic” tasemel?
“Smart-ID Basic” on mõeldud ainult pangatehinguteks ja sellega ei saa anda juriidiliselt siduvat digiallkirja dokumentidele. Konto uuendamiseks täistasemele peate uuesti läbima isikutuvastuse – seda saab teha pangakontoris või mugavalt biomeetriliselt (passi/ID-kaardi ja näotuvastusega) otse Smart-ID rakenduses.
Digiallkirjastamise turvalisus ja head tavad
Mobiilne allkirjastamine on äärmiselt turvaline, kuna see kasutab kahefaktorilist autentimist (“miski, mis sul on” – telefon/SIM, ja “miski, mida sa tead” – PIN-koodid). Siiski lasub lõplik vastutus kasutajal. Kõige olulisem reegel on: ärge kunagi sisestage PIN2 koodi, kui te pole ise allkirjastamist algatanud. Kui teie telefoni ilmub ootamatult Smart-ID või Mobiil-ID kontrollkood ja palve sisestada PIN2, kuid te ei tegele parajasti dokumentide allkirjastamisega, katkestage tegevus koheselt.
Lisaks on soovitatav hoida oma telefoni tarkvara ja DigiDoc rakendus alati uuendatuna. Uuendused sisaldavad sageli olulisi turvaparandusi ja tagavad ühilduvuse uusimate failivormingutega. Samuti tasub olla tähelepanelik dokumentide jagamisel – kui saadate allkirjastatud lepingut e-postiga, veenduge, et adressaadi e-posti aadress on korrektne, sest digiallkirjastatud dokumendi sisu on kättesaadav kõigile, kes faili valdavad, välja arvatud juhul, kui olete kasutanud lisaks krüpteerimist.
Kasutades nutitelefoni dokumentide haldamiseks, võidate märkimisväärselt aega ja vabadust. Enam ei pea te muretsema skännerite, printerite ega kontorisse jõudmise pärast. Teie kontor on seal, kus olete teie, ja olulised otsused saavad kinnitatud vaid loetud sekunditega.
