Alustava ettevõtja jaoks on esimese müügitehingu vormistamine märgiline hetk, mis tähistab äritegevuse tegelikku algust. Sageli kaasneb sellega aga ebakindlus ja rida bürokraatlikke küsimusi, millest üks levinumaid puudutab arveldamist olukorras, kus ettevõte või füüsilisest isikust ettevõtja (FIE) ei ole veel käibemaksukohustuslaste registrisse kantud. See on täiesti normaalne olukord, kuna Eestis tekib kohustus end käibemaksukohustuslaseks registreerida alles siis, kui aastane maksustatav käive ületab 40 000 euro piiri. Kuni selle piirini on registreerimine vabatahtlik. Siiski peab iga väljastatud arve vastama raamatupidamise seaduse nõuetele, et see oleks korrektne algdokument nii teile kui ka teie kliendile. Alljärgnev juhend selgitab detailselt, kuidas koostada korrektset müügiarvet ilma käibemaksu lisamata ning milliseid nüansse tuleb silmas pidada, et raamatupidamine oleks korras ja maksuamet rahul.
Mis vahe on käibemaksukohustuslasel ja mittekohustuslasel?
Enne arve tehniliste detailide juurde asumist on oluline mõista põhimõttelist erinevust. Käibemaksukohustuslane on ettevõtja, kes on registreeritud Maksu- ja Tolliametis ning kellel on KMKR (käibemaksukohustuslase registreerimise) number. Tema peab oma kaupadele ja teenustele lisama käibemaksu (Eestis üldjuhul 22%), koguma selle kliendilt kokku ja tasuma riigile. Samas on tal õigus oma ostudelt tasutud käibemaks riigilt tagasi küsida.
Kui te ei ole käibemaksukohustuslane, siis te ei tohi arvele käibemaksu lisada. Teie jaoks on see lihtsam, sest puudub igakuine käibedeklaratsiooni (KMD) esitamise kohustus (kui tehingud toimuvad ainult Eesti siseselt). Kliendi jaoks on teie teenus või toode lõpphinnas soodsam, kui ta on eraisik, kuna hinnale ei lisandu 22%. Samas on oluline meeles pidada, et mittekohustuslasena ei saa te oma ettevõtluskuludelt sisendkäibemaksu maha arvata – see jääb teie ettevõtte kuluks.
Millised andmed peavad arvel kindlasti olema?
Isegi kui arvele ei lisandu käibemaksu, on tegemist ametliku raamatupidamisliku algdokumendiga. Raamatupidamise seadus sätestab kindlad rekvisiidid, mis peavad igal arvel kajastuma, et tehing oleks tõendatud. Puudulik arve võib tekitada probleeme teie kliendile, kes ei saa seda kuluna arvele võtta.
Korrektsel arvel peavad olema järgmised andmed:
- Dokumendi nimetus ja number: Tavaliselt lihtsalt “Arve”. Number peab olema unikaalne ja jooksva numeratsiooni alusel. Soovitatav on mitte alustada numbrist 1, vaid kasutada süsteemi, mis sisaldab näiteks aastanumbrit (nt 2024001).
- Koostamise kuupäev: Päev, millal arve väljastatakse.
- Tehingu toimumise aeg: Kui see erineb arve koostamise kuupäevast (nt teenus osutati eelmisel kuul).
- Müüja andmed: Teie ettevõtte nimi, registrikood ja aadress. Pangakonto number on hädavajalik raha laekumiseks.
- Ostja andmed: Kliendi nimi, aadress ja registrikood (juriidilise isiku puhul).
- Tehingu sisu: Kaupade või teenuste täpne kirjeldus, kogus ja hind. Vältige liiga üldsõnalisi kirjeldusi nagu “Teenus vastavalt kokkuleppele”, parem on “Veebilehe disainitööd märtsis 2024”.
- Summa: Tehingu kogusumma valuutas.
Kuidas märkida käibemaks, kui kohustust ei ole?
See on koht, kus tehakse kõige rohkem vigu. Kuna raamatupidamistarkvarad ja arvepõhjad on sageli ehitatud standardlahendustena, on seal rida “Käibemaks” või “VAT”.
Kui te ei ole käibemaksukohustuslane, siis kehtivad järgmised reeglid:
- Ärge kirjutage käibemaksumääraks 0%: See on levinud eksimus. Käibemaksuseaduse mõttes tähendab 0% maksumäär seda, et tegemist on maksustatava käibega, kuid määr on null (näiteks ekspordi puhul). See eeldaks, et olete registreeritud kohustuslane. Mittekohustuslasena ei ole teil maksumäära üldse.
- Jätke käibemaksu lahtrid tühjaks või kirjutage kriips: Arve lõppsumma ja vahesumma peavad olema võrdsed.
- Lisage selgitav märge: Hea tava on lisada arve jalusesse või märkuste lahtrisse lause: “Müüja ei ole käibemaksukohustuslane” või “Hinnale ei lisandu käibemaksu”. See ennetab raamatupidajate küsimusi, miks arvelt maksu ei leia.
Visuaalselt peaks arve summa osa välja nägema lihtne:
Vahesumma: 100 EUR
Käibemaks: 0 EUR (või tühi)
Tasumisele kuulub: 100 EUR
Arveldamine välispartneritega: piiratud käibemaksukohustuslane
Olukord muutub keerulisemaks, kui teie klient asub väljaspool Eestit, eriti teises Euroopa Liidu liikmesriigis. Siin teevad paljud alustavad ettevõtjad vea, eeldades, et Eesti-sisesed reeglid kehtivad automaatselt ka piiriüleselt.
Kui te osutate teenust (nt IT-teenused, konsultatsioon, turundus) teise EL-i riigi ettevõttele (B2B), rakendub sageli pöördmaksustamise põhimõte (reverse charge). Kuigi te ei lisa arvele käibemaksu, peate arvele märkima “Pöördmaksustamine” või inglise keeles “Reverse charge”. Samuti peab arvel olema ostja käibemaksukohustuslase number.
Veelgi olulisem on teada, et kui te ostate teenuseid (nt Google Ads, Facebooki reklaam, Zoomi tasuline konto) välismaistelt ettevõtetelt, võib teil tekkida kohustus registreerida end piiratud käibemaksukohustuslaseks isegi siis, kui teie müügikäive on alla 40 000 euro. Piiratud kohustuslane ei saa küll sisendkäibemaksu tagasi küsida ega lisa seda oma müügiarvetele, kuid peab deklareerima ja tasuma käibemaksu Eestis nendelt teenustelt, mida ta välismaalt ostab.
Kasutada Excelit või raamatupidamistarkvara?
Alguses, kui arveid on kuus vaid üks või kaks, on kiusatus kasutada Exceli või Wordi põhja suur. See on tasuta ja tundub lihtne. Pikemas perspektiivis on see aga libe tee.
Exceli failides on lihtne teha valemivigu (summad ei klapi), kogemata üle kirjutada arve numbrit või kustutada vajalikke rekvisiite. Samuti on hiljem keeruline leida, kellele ja millal arve saadeti või kas see on tasutud.
Tänapäeval on Eestis saadaval mitmeid väga soodsaid või mikroettevõtjatele lausa tasuta raamatupidamisprogramme (näiteks e-arveldaja riigiportaalis, Merit Aktiva piiratud versioon, SimplBooks jt). Tarkvara kasutamise eelised on selged:
- Arve numbrid jooksevad automaatselt õiges järjestuses.
- Kõik kohustuslikud väljad on eeltäidetud.
- Süsteem teab, et kui te pole märkinud KMKR numbrit, siis ta ei arvuta käibemaksu.
- Saate hõlpsalt luua e-arveid, mis on muutumas standardiks, eriti kui müüte avalikule sektorile (kus e-arve on kohustuslik).
Korduma kippuvad küsimused (KKK)
Kas ma võin lisada käibemaksu arvele vabatahtlikult, et jätta professionaalsem mulje?
Ei, see on seadusega rangelt keelatud. Kui te ei ole käibemaksukohustuslaste registris, ei tohi te mitte mingil juhul arvele käibemaksu rida eraldi välja tuua. Kui te seda teete, peate selle maksu riigile ikkagi ära maksma, kuid teie klient ei saa seda tagasi küsida, tekitades talle maksuriski. “Professionaalsem mulje” ei ole argument maksuseaduste rikkumiseks.
Mis juhtub, kui ma ületan 40 000 euro piiri?
Kohustus end registreerida tekib päevast, mil piirmäär ületatakse. Näiteks kui teete tehingu, millega aastane käive jõuab 41 000 euroni, peate end registreerima. Sellest hetkest alates peate hakkama arvele lisama 22% käibemaksu. Soovitatav on registreerimistaotlus esitada juba veidi enne piiri täitumist, et vältida üleminekuperioodi segadust.
Kas ma pean arvele kirjutama “KM 0%”?
Ei. Nagu eelpool mainitud, tähendab 0% maksumäära olemasolu (nt eksport). Teie puhul on tegemist maksu puudumisega. Õigem on jätta lahter tühjaks või kirjutada “Käibemaks puudub”.
Kuidas mõjutab mittekohustuslase staatus minu kulusid?
Kui ostate arvuti hinnaga 1000 € + 220 € KM, siis teie jaoks on kulu 1220 €. Te ei saa seda 220 eurot riigilt tagasi küsida. See on põhjus, miks ettevõtted, kellel on suured investeeringud ja ostukulud, registreerivad end sageli vabatahtlikult käibemaksukohustuslaseks juba enne 40 000 euro piiri täitumist.
Õiged tööriistad ja arhiveerimine
Arvete koostamine on vaid pool võitu – teine pool on nende korrektne säilitamine. Raamatupidamise seadus nõuab algdokumentide säilitamist 7 aastat. See tähendab, et isegi kui olete väikeettevõtja ja koostate arveid pdf-kujul, peab teil olema kindel süsteem nende talletamiseks.
Lihtsalt e-posti kaustas “Saadetud” hoidmine ei ole piisav, kuna ligipääs kontole võib kaduda. Soovitatav on luua süsteemne arhiiv pilveteenuses (Google Drive, Dropbox, OneDrive) või kasutada spetsiaalset raamatupidamistarkvara, mis arhiveerib dokumendid automaatselt. Korrektne arhiveerimine ja selged, seadusele vastavad arved on märk usaldusväärsest äripartnerist. Kui kasutate kaasaegseid lahendusi, saate keskenduda oma põhitegevusele – toodete müügile või teenuste osutamisele – selle asemel, et muretseda vormistusvigade pärast. Õigesti koostatud arve ilma käibemaksuta on lihtne dokument, mis vajab vaid täpsust ja elementaarsete reeglite järgimist.
