Tänapäeva kiires digimaailmas on kirjalik suhtlus sageli esimene ja vahel ka ainus viis, kuidas me kolleegide, klientide või koostööpartneritega kokku puutume. Iga saadetud e-kiri, sõnum või ametlik pöördumine on justkui visiitkaart, mis räägib vastuvõtjale palju saatja töökultuurist, tähelepanelikkusest ja professionaalsusest. Kahjuks alahinnatakse tihti korrektse kirjutamise tähtsust, pidades seda teisejärguliseks võrreldes tööalaste oskustega. Tegelikkuses võib aga lohakas, ebaselge või sobimatu tooniga kiri rikkuda tehingu, tekitada arusaamatusi või jätta mulje, et saatja ei väärtusta adressaadi aega. Seetõttu on oskus koostada selgeid, viisakaid ja eesmärgipäraseid kirju üks olulisemaid pehmeid oskusi, mida iga professionaal peaks valdama.
Teemarea tähtsus: Sinu kirja uksekaart
Enne kui adressaat sinu kirja sisu näeb, märkab ta teemarida ehk pealkirja. See on otsustav moment – kas kiri avatakse kohe, lükatakse edasi või, mis veel hullem, kustutatakse lugemata. Professionaalne teemarida on lühike, konkreetne ja annab täpse ülevaate sellest, mida kiri sisaldab.
Väldi ebamääraseid pealkirju nagu “Tere”, “Küsimus” või “Info”. Need ei ütle vastuvõtjale midagi kirja prioriteetsuse ega sisu kohta. Selle asemel kasuta märksõnu, mis aitavad kirja hiljem otsinguga leida ja annavad kohese konteksti.
- Halb näide: Koosolek
- Hea näide: Müügiosakonna koosoleku kokkuvõte ja tegevuskava (24.10.2023)
- Halb näide: Kiire!
- Hea näide: Kiireloomuline: Palun kinnitust eelarve projektile hiljemalt homseks
Kui kirjutad täiesti uuele kontaktile, on kasulik teemareal mainida ka ühist tuttavat või konkreetset põhjust, miks sa just nüüd kirjutad. See vähendab tõenäosust, et sinu kiri liigitatakse rämpsposti hulka.
Õige tervitus ja pöördumine
Eesti keeleruumis on pöördumisreeglid aja jooksul muutunud vabamaks, kuid professionaalses kontekstis kehtivad endiselt teatud standardid. Õige tervituse valik sõltub sellest, kui hästi sa adressaati tunned ja milline on organisatsioonikultuur.
Kõige turvalisem ja levinum valik on “Tere”, millele järgneb inimese nimi. Näiteks “Tere, Mari!”. Kirjavahemärgistuse osas on eesti keeles korrektne kasutada nime järel hüüumärki või mitte midagi, kuid koma kasutamine (nagu inglise keeles “Dear Mary,”) on meie keeleruumis tegelikult grammatiliselt ebatäpne, kuigi laialt levinud. Kui kasutad nime järel hüüumärki, algab kirja sisu uuelt realt suure algustähega. Kui nime järel märki pole, võib alustada samuti suure tähega.
Sina või Teie?
Üks suurimaid komistuskive on otsustamine, kas teietada või sinatada. Vanemad reeglid soovitavad ametlikus kirjavahetuses alati teietada, eriti kui kirjutad kliendile, endast vanemale isikule või ametnikule. Siiski on paljudes idufirmades ja kaasaegsetes ettevõtetes “sina” vaikimisi standard. Rusikareegel on: kui kahtled, kasuta vormi “Teie” (suure algustähega, kui pöördud ühe inimese poole). See näitab lugupidamist. Üleminek “sinale” peaks toimuma vastastikusel kokkuleppel või vanema/kõrgemal positsioonil oleva isiku algatusel.
Kirja struktuur ja selgus
Professionaalne kiri peab olema kergesti loetav ja loogiliselt üles ehitatud. Keegi ei soovi lugeda pikki, liigendamata tekstiplokke. Kasuta n-ö ümberpööratud püramiidi meetodit: kõige olulisem info olgu alguses.
- Sissejuhatus: Ütle kohe esimeses lauses, miks sa kirjutad. “Kirjutan Teile seoses…”, “Saadan Teile lubatud materjalid…”
- Kontekst ja detailid: Järgmistes lõikudes selgita olukorda lähemalt. Hoia lõigud lühikesed (maksimaalselt 3-4 lauset).
- Tegevuskutse (Call to Action): Mida sa ootad vastuvõtjalt? Kas ta peab midagi kinnitama, saatma tagasisidet või lihtsalt info teadmiseks võtma? Ole tähtaegade osas konkreetne.
Kasuta loetelusid (nagu see siin), et tuua välja olulised punktid, küsimused või andmed. See muudab teksti haaratavaks ka diagonaalis lugedes.
Toon ja keelekasutus
Kirjalik tekst on ilma kehakeele ja hääletoonita, mistõttu on lihtne sõnumit valesti tõlgendada. Sarkasm ja iroonia ei toimi e-kirjades peaaegu mitte kunagi ja võivad jätta äärmiselt ebaprofessionaalse mulje. Hoia toon neutraalne, viisakas ja asjalik.
Väldi emotsionaalset kirjutamist. Kui oled ärritunud, kirjuta kiri valmis, kuid ära saada seda ära. Jäta see mustanditesse ja loe uuesti üle järgmisel hommikul. Tavaliselt leiad siis, et sõnastus vajab pehmendamist.
Samuti on oluline vältida liigset kantseliiti ja keerulisi lausekonstruktsioone. Professionaalsus ei tähenda keerulist sõnavara, vaid oskust keerulisi asju lihtsalt selgitada. Kirjuta nii, nagu räägiksid viisakas seltskonnas – selgelt ja arusaadavalt.
Grammatika ja vormistus kui kvaliteedimärk
Vigane kiri saadab signaali lohakusest. Kui sa ei viitsi oma kirja üle lugeda, miks peaks adressaat arvama, et suhtud oma tööülesannetesse suurema hoolsusega? Õigekirjavead võivad tunduda tühised, kuid need õõnestavad sinu autoriteeti.
Enne “Saada” nupu vajutamist kontrolli:
- Adressati nimi: Nime valesti kirjutamine on üks suurimaid prohmakaid.
- Manused: Kas lubasid midagi kaasa panna? Kontrolli, et fail oleks lisatud.
- Kirjavahemärgid ja suurtähed: Ära kirjuta läbiva suurtähega (KARJUMINE) ega läbiva väiketähega (laiskus).
Lõpetamine ja allkiri
Kuidas kiri lõpetada, on sama oluline kui selle alustamine. Lõpufaas peab jätma positiivse ja konkreetse mulje. Levinumad ja turvalisemad lõpufraasid eesti keeles on:
- Lugupidamisega – Kõige formaalsem ja kindlam valik ametlikus suhtluses.
- Parimate soovidega – Sõbralikum, sobib hästi tuttavatele partneritele.
- Tervitades – Neutraalne ja laialt levinud, sobib igapäevaseks töösuhtluseks.
- Ette tänades – Kasuta ainult siis, kui oled kindel, et palve täidetakse, vastasel juhul võib see tunduda survestav.
Sinu automaatne signatuur peaks sisaldama sinu täisnime, ametinimetust, ettevõtte nime ja kontaktandmeid (telefon, koduleht). Väldi signatuuris suuri pilte või inspireerivaid tsitaate, mis võivad risustada adressaadi postkasti või mõjuda kohatuna.
Korduma kippuvad küsimused (KKK)
Kas emotikonide (smiley) kasutamine on tööalasetes kirjades lubatud?
See sõltub suuresti sektorist ja suhte iseloomust. Loomingulistes valdkondades ja pikaajaliste kolleegide vahel on mõõdukas emotikonide kasutus aktsepteeritav, et pehmendada tooni. Rangelt ametlikus kirjas, juriidilistes dokumentides või esmakordsel kontakteerumisel tuleks neid siiski vältida, et säilitada tõsiseltvõetavus.
Kui kiiresti peaksin e-kirjale vastama?
Hea tava on vastata 24 tunni jooksul. Kui vajad vastuse koostamiseks rohkem aega või pead infot otsima, on viisakas saata lühike vahevastus: “Tänan kirja eest! Uurin asja ja vastan Teile põhjalikumalt hiljemalt kolmapäevaks.” See annab saatjale kindlustunde, et tema kiri on kätte saadud.
Mida teha, kui ma ei tea adressaadi sugu või nime?
Kui konkreetne nimi puudub, kasuta pöördumist ametinimetuse või osakonna poole, näiteks “Lugupeetud personalijuht” või “Tere, klienditoe meeskond”. Väldi soospetsiifilisi eeldusi, kui sa pole kindel.
Kas on viisakas kasutada “Reply All” (Vasta kõigile) funktsiooni?
Kasuta “Vasta kõigile” ainult siis, kui sinu vastus on tõesti oluline kõigile kirja saajatele. Kui sinu vastus on suunatud vaid saatjale (nt “Tänan, sain kätte”), siis ära koorma teiste postkaste. Liigne “Vasta kõigile” kasutamine on üks levinumaid ärritajaid kontoritöös.
Kirjaliku eneseväljenduse pidev lihvimine
Professionaalse kirja kirjutamise oskus ei ole kaasasündinud anne, vaid harjutatav vilumus. Parim viis arenemiseks on analüüsida teiste saadetud häid kirju ja märgata, mis teeb need selgeks ja meeldivaks. Samuti tasub aeg-ajalt küsida tagasisidet kolleegidelt, kui kahtled mõne olulise kirja toonis või sõnastuses.
Pea meeles, et iga kiri on võimalus luua ja hoida suhteid. Kui võtad aega, et kirjutada läbimõeldult, austad sellega teist osapoolt. See investeering tasub end ära sujuvama koostöö, vähemate arusaamatuste ja tugevama professionaalse maine näol. Enne järgmise kirja saatmist hinga korraks sisse, loe tekst veel kord läbi ja küsi endalt: “Kas see kiri jätab minust sellise mulje, nagu ma soovin?”
