Kas olete kunagi veetnud minuteid või isegi tunde, lihvides olulist e-kirja, et lõpuks jääda toppama viimase rea juures? See on levinum probleem, kui võiks arvata. Kirja sisu võib olla briljantne, argumentatsioon veenev ja toon asjalik, kuid kui lõpetus on kohmakas või sobimatu, võib see nullida kogu eelneva vaeva. Kirja lõpp on justkui lahkumisel antav käepigistus – see on viimane emotsioon, mis jääb lugejale meelde. Ebaõnnestunud lõpufraas võib tekitada segadust, jätta mulje üleolekust või vastupidi, liigsest familiaarsusest situatsioonis, mis nõuab professionaalsust. Tänapäeva kiires digisuhtluses, kus suur osa meie professionaalsest imagost kujuneb just kirjaliku teksti põhjal, on õige lõpufraasi valimine strateegiline oskus, mitte lihtsalt viisakusavaldus.
Kontekst määrab kõik: kellele te kirjutate?
Enne kui asume konkreetsete fraaside juurde, on kriitiliselt oluline mõista konteksti. Universaalset lõpufraasi, mis sobiks nii pikaajalisele äripartnerile, potentsiaalsele tööandjale kui ka kolleegile kõrvalkabinetist, ei ole olemas. Vale valik tuleneb sageli sellest, et kirjutaja ei suuda adekvaatselt hinnata oma suhet adressaadiga.
Eksperdid jagavad kirjavahetuse tavaliselt kolme kategooriasse:
- Rangelt ametlik: Suhtlus riigiasutustega, esmakordne kontakt potentsiaalse kliendiga, tööle kandideerimise avaldused või kirjad tippjuhtidele. Siin on eksimisruum kõige väiksem.
- Tavapärane äriline (Business Casual): Igapäevane suhtlus koostööpartneritega, keda te juba tunnete, või kolleegidega teistest osakondadest. Siin on toon viisakas, kuid mitte kantseliitlik.
- Mitteametlik ja sõbralik: Suhtlus lähedaste kolleegidega, kellega suhtlete igapäevaselt, või pikaajaliste klientidega, kellega on tekkinud “sina-suhe”.
Kuldreegel on alati pigem eksida formaalsuse poole. Kui te pole kindel, kas olla sõbralik või ametlik, valige ametlikum variant. Liigne viisakus ei solva kedagi, kuid liigne familiaarsus võib tekitada ebamugavust.
Klassikalised ja kindlad valikud
Kui soovite vältida riske ja jätta professionaalset muljet, on teatud fraasid ajaproovile vastu pidanud. Need on n-ö turvavõrgud, mida kasutades ei saa te eksida.
“Lugupidamisega” – kuldne standard
See on kõige levinum ja turvalisem viis ametliku kirja lõpetamiseks Eestis. See sobib igasse olukorda, kus te pole adressaadiga lähedased sõbrad. Huvitav nüanss, mida paljud ei tea, puudutab kirjavahemärke. Eesti õigekeelsusnormide kohaselt ei käi sõna “Lugupidamisega” järele koma, kui nimi järgneb uuelt realt. Kuigi inglise keele mõjul (kus kirjutatakse “Sincerely,”) on koma kasutamine Eestis massiliselt levinud, näitab selle ärajätmine teie head keeletunnetust.
“Tervitades” – tänapäevane ja neutraalne
See on muutunud de facto standardiks igapäevases ärisuhtluses. See on vähem kange kui “Lugupidamisega”, kuid piisavalt viisakas, et saata see koostööpartnerile või kliendile. See on suurepärane valik, kui olete adressaadiga juba varem suhelnud ja “jää on murtud”.
“Parimate soovidega”
See fraas lisab kirjale soojust. See sobib hästi olukordadesse, kus soovite rõhutada head tahet või kui kiri sisaldab positiivseid uudiseid. Siiski tasub seda vältida väga rangetes juriidilistes vaidlustes või ametlikes kaebustes, kus “parimad soovid” võivad mõjuda irooniliselt.
Fraasid, mida tuleks professionaalses kirjas vältida
Just nagu on olemas kindlad võitjad, on olemas ka fraasid, mis võivad teie mainet kahjustada. Paljud neist on kas liiga emotsionaalsed, liiga familiaarsed või jätavad lihtsalt lohaka mulje.
“Päikest” ja muud ilmastikuilmingud
Viimastel aastakümnetel Eestis väga levinud “Päikest!” või “Päikselist päeva!” on äärmiselt polariseeriv lõpetus. Mõnele inimesele mõjub see siira ja soojana, kuid väga paljudes professionaalsetes ringkondades peetakse seda infantiilseks ja kohatuks. Konservatiivses ärisuhtluses, eriti kui tegemist on probleemide lahendamise või rahaliste teemadega, mõjub “Päikest” ebaprofessionaalselt ja võib adressaati isegi ärritada.
“Ette tänades” – kasutage ettevaatlikult
Fraas “Ette tänades” võib tunduda viisakas, kuid psühholoogiliselt kannab see endas varjatud survet. See eeldab, et adressaat täidab teie palve, võttes talt justkui võimaluse keelduda. Mõne lugeja jaoks võib see tunduda nõudlik või passiiv-agressiivne. Parem on kasutada seda vaid siis, kui olete täiesti kindel, et teine pool on nõus teid aitama (nt kolleeg, kelle tööülesanne see ongi), või asendada see lausega: “Oleksin väga tänulik, kui leiaksite aega sellele vastata.”
Lühendid ja lohakus
Mitte kunagi ärge lõpetage kirja lühendiga nagu “Terv.”, “Lugup.” või “Parimat.”. See saadab selge signaali: “Mul on nii kiire ja see kiri on mulle nii ebaoluline, et ma ei viitsi isegi ühte sõna lõpuni kirjutada.” Teie nimi ja lõpufraas on viimane asi, mida lugeja näeb – ärge koonerdage siin tähemärkidega.
“Sent from my iPhone”
Kuigi see on telefoni vaikeseade, jätke see alles vaid äärmisel juhul, kui soovite vabandada võimalike trükivigade või lühiduse pärast (näiteks reisil olles). Üldjuhul mõjub see aga lohakalt. Korrektne on see rida seadetest eemaldada või asendada oma tavapärase signatuuriga.
Kuidas siduda sisu lõpufraasiga
Suurepärane kirja lõpp ei koosne ainult hüvastijätufraasist, vaid ka viimasest lausest, mis sellele eelneb. See on koht, kus te suunate lugejat järgmisele sammule (Call to Action). Selle asemel, et lõpetada järsult, proovige sujuvat üleminekut.
Siin on mõned näited, kuidas siduda viimane lause lõpufraasiga:
- Kui ootate vastust: “Jään Teie tagasisidet ootama ja vastan meeleldi tekkivatele küsimustele. / Lugupidamisega…”
- Kui soovite kohtuda: “Loodan, et leiame sobiva aja kohtumiseks järgmisel nädalal. / Tervitades…”
- Kui pakute abi: “Andke julgelt märku, kui saan millegagi veel abiks olla. / Parimate soovidega…”
Sagedased eksimused kirjavahemärkidega
Nagu eespool mainitud, on Eesti keeleruumis spetsiifiline reeglistik, mis erineb ingliskeelsest maailmast. See on detail, mis eristab keeletundlikku spetsialisti tavakasutajast.
Klassikaline reegel ütleb: kui lõputervitus on omaette real ja sellele järgneb nimi uuel real, siis lõputervituse järele kirjavahemärki (koma) ei panda.
Näide:
Lugupidamisega
Mari Tamm
Kui aga lõputervitus on lause osa, kasutatakse punkti.
Näide:
Vastust ootama jäädes Mari Tamm.
Kuigi koma kasutamine (Lugupidamisega, Mari Tamm) on muutunud tänu inglise keelele (“Sincerely,”) väga levinuks ja seda ei peeta enam rängaks veaks, on korrektse emakeele kasutamine alati tugev märk haritusest.
Korduma kippuvad küsimused (FAQ)
Kas emotikone on sobilik tööalases kirjas kasutada?
Üldjuhul tuleks emotikonidega (smileyd) olla väga ettevaatlik. Esimeses kirjas või ametlikus pöördumises on need rangelt keelatud. Kui suhtlus on muutunud vabamaks ja näete, et teine pool kasutab neid mõõdukalt, võite vastata samaga. Siiski, tõsiste teemade puhul vältige neid täielikult, et mitte vähendada sõnumi tõsiseltvõetavust.
Kuidas lõpetada kirja mitmele inimesele korraga?
Kui saadate kirja grupile, kehtivad samad reeglid. “Lugupidamisega” või “Tervitades” on universaalsed ja toimivad hästi ka grupi puhul. Vältige liiga spetsiifilisi pöördumisi, mis võivad osasid saajaid välistada.
Mida teha, kui ma ei tea saaja nime ega sugu?
Kui kirjutate üldisele aadressile (nt info@ettevõte.ee), on kõige turvalisem kasutada neutraalset “Lugupidamisega”. See ei eelda soolist määratlust ega isiklikku tutvust, kuid on viisakas.
Kas “Austusega” on hea alternatiiv?
Fraas “Austusega” on väga pidulik ja kohati arhailine. Seda kasutatakse tänapäeval harva, peamiselt väga kõrgetele riigiametnikele kirjutades või eriliste tähtpäevade puhul. Tavalises ärisuhtluses mõjub see liiga pompoosselt ja võib tekitada kohmetust.
Professionaalse signatuuri tähtsus
Lõpufraas on vaid pool võitu. Sellele järgnev automaatne signatuur (allkiri) on teie visiitkaart. Liiga tihti näeme kirju, mis lõppevad küll viisakalt, kuid allkiri puudub või on puudulik, sundides vastajat otsima telefoninumbrit internetist või eelmistest kirjadest.
Hea signatuur peaks olema lühike, visuaalselt puhas ja informatiivne. See peaks kindlasti sisaldama teie täisnime, ametinimetust, ettevõtte nime ja vähemalt ühte alternatiivset kontakti (tavaliselt telefoninumber). Samuti on hea tava lisada link ettevõtte kodulehele või oma LinkedIni profiilile. Vältige signatuuris inspireerivaid tsitaate, suuri pildifaile, mis ei avane, või liiga kirevaid fonte. Signatuur ei ole koht eneseväljenduseks, vaid tööriist, mis teeb teiega ühenduse võtmise partnerile võimalikult lihtsaks. Korrektne lõpufraas koos professionaalse signatuuriga moodustab terviku, mis ütleb adressaadile: “Ma olen usaldusväärne, täpne ja hindan sinu aega.”
