Digitaalne asjaajamine on tänapäeva Eestis muutunud niivõrd loomulikuks osaks igapäevaelust, et paberil dokumentide allkirjastamine tundub paljudele juba vananenud ja ebamugav tegevus. Olenemata sellest, kas peate allkirjastama töölepingut, pangaavaldust või ametlikku taotlust riigiasutusele, on digiallkiri kiireim ja turvalisim viis tehingute kinnitamiseks. Kuigi enamik inimesi on ID-kaardiga harjunud, tekitab erinevate seadmete ja autentimisvahendite – nagu Smart-ID ja Mobiil-ID – omavaheline ühildamine ning kasutamine endiselt küsimusi. Selles juhendis vaatame põhjalikult ja samm-sammult läbi, kuidas anda juriidiliselt siduvat digiallkirja nii lauaarvutis kui ka nutiseadmes, et saaksite oma toimingud tehtud asukohast sõltumata.
Mis on digiallkiri ja miks see on võrdne omakäelise allkirjaga?
Enne tehniliste sammude juurde asumist on oluline mõista, mis teeb digiallkirja nii kaalukaks. Eestis ja kogu Euroopa Liidus kehtiva eIDAS määruse kohaselt on kvalifitseeritud e-allkiri juriidiliselt samaväärne paberil antud omakäelise allkirjaga. See tähendab, et digitaalselt allkirjastatud dokument on kohtus ja ametiasutustes täiesti pädev tõend.
Digiallkiri ei ole lihtsalt pilt teie allkirjast, mis on kopeeritud Wordi dokumenti. See on matemaatiline ja krüptograafiline kinnitus, mis seob allkirjastaja konkreetse failiga kindlal ajahetkel. Kui faili sisu pärast allkirjastamist kasvõi ühe biti võrra muudetakse, muutub allkiri kehtetuks. See tagab dokumendi terviklikkuse ja autentsuse.
Digiallkirja andmiseks vajalikud vahendid
Selleks, et protsess sujuks tõrgeteta, peavad teil olema valmis järgmised vahendid ja tarkvara:
- ID-kaart ja kaardilugeja: Klassikaline viis, mis nõuab füüsilist kaarti ja lugejat, mis on ühendatud arvutiga.
- Mobiil-ID: SIM-kaardi põhine lahendus, mis nõuab teenusepakkujaga lepingu sõlmimist.
- Smart-ID: Nutirakendus, mis on viimastel aastatel muutunud kõige populaarsemaks isikutuvastusvahendiks.
- DigiDoc4 Klient: Riigi Infosüsteemi Ameti (RIA) poolt hallatav ametlik tarkvara arvutis allkirjastamiseks.
- RIA DigiDoc rakendus: Mobiilirakendus dokumentide allkirjastamiseks nutitelefonis või tahvelarvutis.
Samm-sammult õpetus: Dokumentide allkirjastamine arvutis
Arvutis allkirjastamine on kõige levinum viis ametlike dokumentide haldamiseks, eriti kontoritöös. Kõige kindlam ja universaalsem tööriist selleks on DigiDoc4 Klient, mis on tavaliselt ID-tarkvara paigaldamisel arvutisse juba installeeritud. Kui teil seda pole, saate selle tasuta alla laadida id.ee kodulehelt.
Allkirjastamine ID-kaardiga
- Sisestage oma ID-kaart kaardilugejasse ja veenduge, et kiip on suunatud õigesti (tavaliselt kiip ülespoole või lugeja sisse).
- Avage programm DigiDoc4 Klient. Oodake hetk, kuni programm loeb teie kaardi andmed ja tuvastab isiku.
- Valige menüüst “Allkiri”. Lohistage allkirjastamist vajav fail (näiteks PDF, Wordi dokument või pildifail) programmi aknasse või kasutage nuppu “Lisa fail”.
- Veenduge, et lisasite õige faili. Vajadusel saate lisada mitu faili, mis pakitakse ühte konteinerisse.
- Vajutage nuppu “Allkirjasta ID-kaardiga”.
- Programm küsib teilt PIN2 koodi. Sisestage see ja vajutage OK.
- Pärast õnnestunud protsessi näete ekraanil kinnitust ja tekib uus fail laiendiga .asice (või vanemates versioonides .bdoc), mis sisaldab nii algseid dokumente kui ka teie allkirja.
Allkirjastamine Smart-ID või Mobiil-ID abil arvutis
Kui teil pole kaardilugejat käepärast, on Smart-ID ja Mobiil-ID suurepärased alternatiivid. Protsess on DigiDoc4 Kliendis väga sarnane:
- Avage DigiDoc4 ja lisage allkirjastatav fail samamoodi nagu eespool kirjeldatud.
- Allkirjastamise valikute hulgast valige “Allkirjasta Mobiil-IDga” või “Allkirjasta Smart-IDga”.
- Sisestage oma isikukood ja telefoninumber (Mobiil-ID puhul). Smart-ID puhul piisab sageli vaid isikukoodist, kui olete varem programmi kasutanud.
- Vajutage “Allkirjasta”. Teie telefoni ekraanile saabub teavitus.
- Veenduge, et arvutiekraanil ja telefonis kuvatav kontrollkood on sama.
- Sisestage telefonis oma PIN2 kood.
- Arvutiprogramm saab kinnituse ja loob allkirjastatud konteineri.
Kuidas allkirjastada dokumente nutitelefonis?
Tänapäeva kiires elutempos on sageli vaja dokumente allkirjastada liikvel olles – bussis, kohvikus või reisil. Selleks on loodud RIA DigiDoc rakendus, mis on saadaval nii Androidi kui ka iOS-i seadmetele.
Ettevalmistus
Laadige Google Play poest või Apple App Store’ist alla rakendus nimega “RIA DigiDoc”. Veenduge, et teil on aktiivne Smart-ID või Mobiil-ID konto, kuna ID-kaardiga telefonis allkirjastamine eeldab spetsiaalset ja haruldast kaardilugejat.
Allkirjastamise protsess mobiilis
- Avage RIA DigiDoc rakendus.
- Vajutage alumises menüüs või ekraani keskel asuvale nupule “Lisa fail” või pluss-märgile. Saate valida faile oma telefoni mälust, Google Drive’ist või iCloudist.
- Kui fail on valitud, näete ekraanil konteineri vaadet. Vajutage nupule “Allkirjasta”.
- Valige allkirjastamise meetod: Smart-ID või Mobiil-ID.
- Rakendus küsib teie isikukoodi (kui see pole juba salvestatud).
- Vajutage “Allkirjasta”. Ekraanile ilmub kontrollkood.
- Mõne hetke pärast peaks teie telefoni (või teise seadme, kui kasutate Smart-ID-d teises seadmes) ekraanile ilmuma PIN-koodi küsimise aken.
- Kontrollige koodi ja sisestage PIN2.
- Rakendus kinnitab allkirjastamise õnnestumist. Nüüd saate allkirjastatud faili (mis on .asice formaadis) saata otse rakendusest e-postiga, jagada sõnumirakenduses või salvestada pilveteenusesse.
Failivormingud: .asice, .bdoc ja .pdf erinevused
Paljud kasutajad satuvad segadusse faililaienditega. Kui allkirjastate dokumendi DigiDoc tarkvaraga, ei salvestata allkirja mitte otse Wordi faili sisse, vaid luuakse n-ö konteiner.
Kõige kaasaegsem ja rahvusvaheliselt tunnustatud formaat on .asice (Associated Signature Containers Extended). See on standard, mida peaksite eelistama. Vanem formaat on .bdoc, mis on samuti turvaline, kuid .asice on kindlam valik piiriüleseks asjaajamiseks. Veelgi vanem formaat .ddoc ei ole enam toetatud ja tuleks vajadusel ümber konverteerida.
PDF-i allkirjastamine: On võimalik anda allkiri ka otse PDF-faili sisse (PAdES standard), nii et allkiri on visuaalselt nähtav dokumendi nurgas. DigiDoc4 võimaldab ka seda, kuid Eestis eelistatakse tavaliselt konteiner-tüüpi allkirjastamist (.asice), sest see võimaldab ühte “ümbrikusse” panna mitu faili (nt leping ja selle lisad) ja allkirjastada need kõik korraga ühe tegevusega.
Mass-allkirjastamine ja levinud vead
Kui olete ettevõtja või juht, kes peab allkirjastama kümneid dokumente päevas, on ükshaaval PIN2 koodi sisestamine tüütu. DigiDoc4 Klient pakub lahendusena mass-allkirjastamist.
Selleks lisage kõik vajalikud dokumendid programmi, kuid ärge pakkige neid ühte konteinerisse, vaid jätke eraldi “ümbrikeks”. Valides kõik konteinerid korraga aktiivseks, saate nupule “Allkirjasta” vajutades kinnitada kõik dokumendid üheainsa PIN2 koodi sisestamisega. See säästab märkimisväärselt aega.
Probleemide lahendamine
Tehnika võib vahel alt vedada. Siin on mõned tüüpilised probleemid ja lahendused:
- Kaardilugeja ei tööta: Proovige lugejat teises USB-pesas. Puhastage ID-kaardi kiipi pehme lapiga. Taaskäivitage arvuti, jättes lugeja ühendatuks.
- Sertifikaadid ei kehti: Kontrollige DigiDoc4 kaudu, kas teie ID-kaardi sertifikaadid on ajakohased. Vajadusel saab neid sealtsamast uuendada (kui kaart pole liiga vana).
- Brauseris allkirjastamine ebaõnnestub: Veenduge, et teie veebilehitseja (Chrome, Firefox, Edge) laiendused ehk pluginad on aktiivsed ja uuendatud. Sageli aitab ID-tarkvara uuesti paigaldamine.
- Smart-ID ei ühendu: Kontrollige oma internetiühendust. Veenduge, et Smart-ID rakendus on uuendatud ja teil pole aktiivseid piiranguid “Smart-ID Basic” tasemel (Basic tasemega ei saa anda kõiki allkirju, vaja on täisväärtuslikku kontot).
Korduma kippuvad küsimused (FAQ)
Siin on vastused levinumatele küsimustele, mis digiallkirjastamisega seoses tekivad.
Kas digiallkirjastamine on tasuline?
Enda tarbeks DigiDoc4 tarkvaras dokumentide allkirjastamine on eraisikule tasuta. Mobiil-ID puhul võib operaator küsida kuutasu, kuid allkirjastamise toiming ise tarkvaras ei maksa. Smart-ID on kasutajale täiesti tasuta.
Kas ma saan allkirjastatud dokumenti hiljem muuta?
Ei. Pärast allkirjastamist on konteiner “lukus”. Kui te muudate konteineris olevat faili või eemaldate sealt midagi, muutub allkiri kehtetuks. Kui on vaja teha muudatusi, peate eemaldama allkirja, muutma faili ja uuesti allkirjastama.
Kuidas kontrollida, kas allkiri on kehtiv?
Avage .asice või .bdoc fail DigiDoc4 Kliendis või RIA DigiDoc äpis. Programm näitab koheselt rohelist, kollast või punast märget. Roheline tähendab, et allkiri on korrektne ja kehtiv. Punane viitab probleemile (nt faili on muudetud või sertifikaat oli allkirjastamise hetkel kehtetu).
Kas välismaalased saavad minu digiallkirja avada?
Jah, kuid nad vajavad selleks tarkvara. Euroopa Liidu siseselt on allkirjad tunnustatud, kuid .asice formaat on spetsiifiline. Välispartneritele on soovitatav saata link veebipõhisele valideerimisteenusele või kasutada PDF-põhist allkirjastamist, mida on lihtsam avada tavalise Acrobat Readeriga.
Turvalisus ja hea tava digiallkirjastamisel
Digiallkirjastamine on võimas tööriist, mis kannab endas suurt vastutust. Kuna digiallkiri on juriidiliselt siduv, võib selle väärkasutus kaasa tuua rahalisi kohustusi või juriidilisi probleeme. Seetõttu on äärmiselt oluline järgida elementaarset digihügieeni.
Ärge kunagi jagage oma PIN-koode (eriti PIN2) teiste inimestega, isegi mitte pereliikmetega. PIN2 on sisuliselt teie allkirjaõigus. Kui sisestate PIN2 koodi, veenduge alati, et teate täpselt, mida te allkirjastate. Kontrollige alati kontrollkoodi vastavust arvuti ja nutiseadme vahel – kui need ei kattu, katkestage toiming koheselt, sest see võib viidata rünnakule, kus keegi üritab teie teadmata midagi allkirjastada. Hoidke oma nutiseadmed parooliga kaitstuna ja uuendage regulaarselt ID-tarkvara, et tagada parim kaitse turvaaukude vastu.
