Tänapäeva digitaalses asjaajamises on üsna tavaline olukord, kus saate e-kirja teel manuse, mille laiendiks on .asice. Kui te pole igapäevane digiallkirjastaja või kui teie arvuti pole vastavalt seadistatud, võib sellise faili avamine tekitada esmast segadust. Erinevalt tavalistest Wordi dokumentidest (.docx) või PDF-failidest, ei avane ASICE failid topeltklõpsuga, kui vastav tarkvara puudub. See failivorming on aga Eesti ja Euroopa Liidu digitaalses ökosüsteemis kriitilise tähtsusega, sest see tähistab digitaalselt allkirjastatud konteinerit, mis omab samasugust õiguslikku jõudu nagu paberile kirjutatud omakäeline allkiri.
Mis peitub ASICE failivormingu taga?
Enne praktiliste juhiste juurde asumist on oluline mõista, mis see fail tegelikult on. ASICE (Associated Signature Containers) on BDOC-vormingu edasiarendus ja praegune standard digiallkirjastatud dokumentide hoidmiseks Eestis ja paljudes teistes Euroopa riikides. Lihtsustatult öeldes ei ole tegemist dokumendiga selle tavapärases tähenduses, vaid pigem konteineri või ümbrikuga.
Kujutage ette, et panete lepingu (PDF-faili), lisad (Exceli tabelid) ja pildi ümbrikusse ning pitseerite selle kinni. Digitaalses maailmas on see ümbrik ASICE fail. See konteiner sisaldab:
- Algseid andmefaile: Need on dokumendid, mida tegelikult lugeda soovite (näiteks leping.pdf või avaldus.docx).
- Digitaalallkirju: Failid, mis kinnitavad allkirjastaja isikut.
- Kehtivuskinnitusi: Tehniline info, mis tõestab, et allkirjastamise hetkel olid sertifikaadid kehtivad.
Kuna ASICE on konteiner, ei saa te seda avada Wordis ega Acrobat Readeris. Selle “lahti pakkimiseks” ja sisu lugemiseks on vaja spetsiaalset tarkvara, mis oskab krüpteeringut ja allkirju töödelda.
Kõige kindlam meetod: RIA DigiDoc4 Klient
Kõige turvalisem, levinum ja riiklikult toetatud viis ASICE failide avamiseks on kasutada tarkvara DigiDoc4 Klient. See programm on vajalik igale Eesti elanikule, kes kasutab ID-kaarti, Mobiil-ID-d või Smart-ID-d. Järgige neid samme, et fail edukalt avada:
1. Tarkvara paigaldamine ja kontroll
Kui teil on ID-tarkvara juba arvutis olemas, veenduge, et see oleks uuendatud. Vananenud tarkvara ei pruugi uuemaid ASICE formaate või krüptoalgoritme korrektselt lugeda. Kui tarkvara puudub, laadige see alla ainult ametlikult lehelt (id.ee). See tagab, et te ei paigalda pahavara.
2. Faili avamine
Pärast tarkvara paigaldamist peaks teie arvuti ASICE failid automaatselt ära tundma. See tähendab, et faili ikoon muutub DigiDoc logoks. Faili avamiseks on kaks peamist viisi:
- Tehke failil topeltklõps. See peaks automaatselt käivitama DigiDoc4 rakenduse ja kuvama konteineri sisu.
- Avage esmalt DigiDoc4 programm ja lohistage ASICE fail programmi aknasse.
3. Dokumentide lugemine konteineri sees
Kui konteiner on avatud, näete vasakpoolses menüüs failide loetelu ja paremal pool allkirjastajate andmeid. Paljud kasutajad teevad siin vea, üritades lugeda dokumenti otse eelvaateaknas, mis võib olla väike. Dokumendi mugavaks lugemiseks tehke konteineris asuval failinimel (näiteks “leping.pdf”) topeltklõps või vajutage nuppu “Ava”. See avab faili teie arvuti vaikimisi seadistatud programmis (nt Adobe Reader või MS Word), kus saate seda normaalselt lugeda ja vajadusel välja trükkida.
Alternatiiv: Faili avamine ilma spetsiaalse tarkvarata
Mõnikord võite sattuda olukorda, kus olete võõras arvutis (näiteks välismaal või internetikohvikus), kus puudub DigiDoc4 tarkvara ja teil pole õigusi seda paigaldada. Siiski on teil hädasti vaja teada, mis on dokumendi sisu. Siin tuleb appi vähetuntud tehniline nipp.
Kuna ASICE on oma olemuselt ZIP-põhine arhiiv, on võimalik sellele ligi pääseda ka tavaliste pakkimisprogrammidega. Toimige järgnevalt:
- Salvestage ASICE fail oma arvutisse.
- Tehke failist koopia (igaks juhuks, et originaal säiliks rikkumata).
- Nimetage faili laiend ümber: kustutage “.asice” ja kirjutage asemele “.zip”.
- Arvuti võib küsida kinnitust laiendi muutmise kohta – nõustuge sellega.
- Nüüd avage tekkinud ZIP-kaust. Selle seest leiate algsed dokumendid (PDF, Word vm) ja saate need avada tavaliste programmidega.
NB! See meetod võimaldab ainult dokumentide lugemist. Te ei näe sel viisil, kes on dokumendi allkirjastanud või kas allkiri on kehtiv. Õiguslikuks toiminguks on vaja siiski DigiDoc tarkvara, kuid hädaolukorras info kättesaamiseks on see meetod asendamatu.
Nutiseadmed: Kuidas avada ASICE faili telefonis?
Tänapäeval liigub suur osa töövoost läbi nutitelefonide. Kui saate ASICE faili e-kirjaga oma iPhone’i või Androidi telefoni, võib selle avamine tunduda keeruline, sest telefonid ei oska vaikimisi selle vorminguga midagi peale hakata.
Lahenduseks on RIA DigiDoc rakendus, mis on saadaval nii App Store’is kui ka Google Play poes. Protsess on järgmine:
- Laadige rakendus alla ja seadistage see (soovi korral saate siduda oma Mobiil-ID või Smart-ID-ga, aga lugemiseks pole sisselogimine alati kohustuslik).
- Avage oma e-posti programm ja valige manus.
- Telefon pakub faili avamiseks erinevaid variante (Android) või “jaga” nuppu (iOS).
- Valige nimekirjast “Kopeeri RIA DigiDoc’i” või “Ava rakenduses RIA DigiDoc”.
Rakendus avab konteineri, näitab allkirjade staatust (roheline tähendab korras allkirja) ja võimaldab puudutusega avada sisemisi faile lugemiseks.
Korduma kippuvad küsimused (FAQ)
Kas ma saan ASICE konteineris olevat dokumenti muuta?
Ei, ja see ongi digiallkirja mõte. Niipea, kui muudate konteineris olevat dokumenti kasvõi ühe tähemärgi võrra, muutub digiallkiri kehtetuks (programm näitab punast hoiatust). Kui dokumenti on vaja muuta, tuleb allkirjad eemaldada, teha muudatused ja dokument uuesti kõigi osapoolte poolt allkirjastada.
Mida tähendab, kui DigiDoc4 näitab “Allkiri on teadmata”?
See kollane hoiatus tähendab tavaliselt, et fail on allkirjastatud, kuid teie arvuti ei suuda hetkel kontrollida selle kehtivust. Põhjuseks võib olla internetiühenduse puudumine või vananenud sertifikaadid teie arvutis. Proovige tarkvara uuendada. Punane hoiatus “Allkiri ei kehti” viitab aga sellele, et faili on pärast allkirjastamist muudetud või allkiri on tühistatud.
Kas ASICE faili saab avada Maci (macOS) arvutis?
Jah, DigiDoc4 Klient on täielikult toetatud ka macOS operatsioonisüsteemis. Selle saab alla laadida Apple App Store’ist või id.ee lehelt. Arvestama peab vaid, et veebilehitsejas allkirjastamiseks on vaja paigaldada eraldi veebikomponendid.
Miks ma ei saa saata ASICE faili välismaalasele?
Kuigi ASICE vastab Euroopa Liidu standarditele, ei pruugi teiste riikide keskmisel kasutajal olla tarkvara selle avamiseks. Välispartnerite puhul on soovitatav kasutada kas rahvusvaheliselt tunnustatud PDF-allkirja vormingut või juhendada neid kasutama Euroopa Komisjoni poolt tunnustatud valideerimisteenuseid veebis.
Rahvusvaheline ühilduvus ja eIDAS määrus
Digiallkirjastatud dokumentide lugemine ei ole enam ammu vaid Eesti-sisene teema. Tänu Euroopa Liidu eIDAS määrusele on Eesti digiallkirjad juriidiliselt tunnustatud terves Euroopa Liidus. See tähendab, et ASICE fail, mille olete loonud ja allkirjastanud Tallinnas, peab olema aktsepteeritav ka avalikus sektoris näiteks Portugalis või Saksamaal.
Siiski on praktiline pool sageli keerulisem kui juriidiline teooria. Kuigi vorming on standardne, kasutavad eri riigid erinevaid “konteinereid” (näiteks Lätis on levinud EDOC ja Leedus ADOC). Õnneks liigub Euroopa ühtse ASiC-E standardi suunas, mis ongi see sama ASICE, mida Eestis kasutame. See tähendab, et tulevikus väheneb vajadus selgitada välispartneritele, kuidas faile avada.
Kui teil on vaja saata digiallkirjastatud dokument välismaale, on kõige kindlam viis kasutada allkirjastamisel formaati, mis kapseldab allkirja PDF-faili sisse (PAdES standard). See tagab, et vastuvõtja saab dokumendi avada tavalise PDF-lugejaga ja näeb visuaalset kinnitust allkirja olemasolu kohta ilma spetsiaalset tarkvara paigaldamata. Eesti ID-tarkvara võimaldab seadetes valida ka selle formaadi, pakkudes seeläbi paindlikkust piiriüleses asjaajamises.
