Igapäevaelus puutume kokku olukordadega, kus suuline kokkulepe ei ole piisav ning oma soovi või teate edastamiseks on vaja vormistada kirjalik dokument. Olgu selleks puhkusele minek, töölepingu lõpetamine, lapse lasteaeda registreerimine või ametiasutusele selgituse andmine – korrektselt koostatud avaldus on asjaajamise alus. Paljud inimesed tunnevad aga ebakindlust, kui seisavad silmitsi valge paberilehe või tühja tekstifailiga. Kuidas alustada? Kellele see adresseerida? Milline peab olema toon ja vormistus? Korrektne avaldus ei ole pelgalt bürokraatlik nõue, vaid see näitab koostaja professionaalsust, lugupidamist adressaadi vastu ning tagab, et dokumendi sisu on üheselt mõistetav, omades seeläbi soovitud juriidilist jõudu.
Hoolimata sellest, et digitaalne asjaajamine on muutnud dokumentide esitamise kiiremaks ja mugavamaks, kehtivad teatud põhitõed ja reeglid endiselt. Ebakorrektselt vormistatud dokument võib kaasa tuua menetluse venimise, arusaamatused või halvemal juhul isegi avalduse tagasilükkamise. Järgnevas põhjalikus juhendis vaatame samm-sammult läbi, millistest osadest koosneb üks korrektne avaldus, milliseid stiilivigu tuleks vältida ning kuidas tagada, et teie dokument vastaks kõigile headele tavadele ja nõuetele.
Avalduse kohustuslikud elemendid ja struktuur
Iga ametlik avaldus, sõltumata selle sisust, järgib kindlat ülesehitust. See struktuur on välja kujunenud aastakümnete jooksul ja selle eesmärk on info kiire haaratavus. Ametnik või tööandja peab ühe pilguga aru saama, kes kirjutab, kellele kirjutab ja mida ta soovib. Avalduse saab jagada neljaks suuremaks plokiks: päis, pealkiri, sisu ja jalus.
Päis: Autori ja adressaadi andmed
Dokumendi parempoolses ülanurgas asub adressaat ja selle all autori (avaldaja) andmed. See on esimene asi, mida lugeja näeb. Tüüpiline viga on andmete paigutamine vasakule (mis on omane pigem ingliskeelsele ärikirjavahetusele) või andmete puudulikkus.
- Adressaat: Kirjutage asutuse nimi või isiku nimi koos ametinimetusega, kellele avaldus on suunatud. Näiteks: “OÜ Näidisfirma juhatusele” või “Kooli direktorile Mari Maasikale”. Adressaadi nimi kirjutatakse nimetavas käändes.
- Autori andmed: Adressaadi alla kirjutage oma ees- ja perekonnanimi, ametinimetus (kui see on asjakohane, nt tööalase avalduse puhul) ning kindlasti kontaktandmed (telefon, e-posti aadress). Isikukoodi lisamine on vajalik vaid siis, kui tegemist on ametliku riigiasutuse või lepingulise toiminguga, kus isiku ühene tuvastamine on kriitiline.
Pealkiri
Pealkiri asub lehe keskel või vasakul servas (sõltuvalt asutuse stiiliraamatust, kuid keskele joondamine on kõige levinum) ja kirjutatakse suure algustähega. Kõige levinum ja neutraalsem pealkiri on lihtsalt “Avaldus”. Mõnikord võib täpsustada, näiteks “Puhkuseavaldus” või “Lahkumisavaldus”, kuid lihtne “Avaldus” on alati korrektne valik. Pealkirja järele punkti ei panda.
Sisuosa
Sisu on dokumendi tuum. See peab olema lühike, konkreetne ja vaba liigsetest emotsioonidest. Alustage kohe asjast. Hea tava on jätta pealkirja ja sisu vahele tühi rida, et tekst oleks õhulisem ja loetavam.
Jalus: Kuupäev ja allkiri
Ilma allkirja ja kuupäevata on avaldus vaid infokild, mitte dokument. Paberil avalduse puhul kirjutatakse kuupäev ja allkiri käsitsi. Digitaalse dokumendi puhul märgib kuupäeva tihti digiallkirjastamise tempel, kuid heaks tavaks on siiski kirjutada kuupäev ka teksti sisse, tavaliselt teksti lõppu vasakule või paremale servale. Allkiri kinnitab, et olete teadlik avalduse sisust ja vastutate esitatud andmete õigsuse eest.
Kuidas vältida vormistamisel tekkivaid apse
Vormistus on sama oluline kui sisu. See räägib kirjutaja hoolsusest. Siin on mõned kuldreeglid, mida jälgida tekstitöötlusprogrammides (nagu MS Word või Google Docs) töötades:
- Font ja suurus: Kasutage klassikalisi ja hästi loetavaid fonte nagu Times New Roman või Arial. Kirja suuruseks valige 12 punkti. Vältige dekoratiivseid kirjatüüpe, mis võivad muuta teksti raskesti loetavaks.
- Joondamine: Teksti sisuosa on soovitatav joondada rööpselt (Justified) või vasakule. Päis joondatakse paremale.
- Reavahed: Kasutage reavahet 1,0 või 1,15, et tekst ei oleks liiga tihe ega liiga laiali valguv. Lõikude vahele jätke tühi rida.
- Õigekiri: See on elementaarne, kuid tihti komistuskiviks. Kontrollige üle suur ja väike algustäht (eriti asutuste nimedes) ning komade kasutus. Kirjavead vähendavad dokumendi tõsiseltvõetavust.
Erinevate avalduste spetsiifika ja näited
Kuigi struktuur on universaalne, on sisu osas igal avalduse tüübil oma nüansid, mida peab teadma.
Puhkuseavaldus
Puhkuseavaldus on ilmselt kõige sagedamini kirjutatav dokument töösuhetes. Kõige olulisem on siin märkida täpsed kuupäevad. Segaduste vältimiseks märkige nii puhkuse esimene kui ka viimane päev. Näiteks: “Palun lubada mind korralisele puhkusele alates 15.07.2023 kuni 28.07.2023.” Lisaks on oluline märkida, kas soovite puhkusetasu saada enne puhkust või palgapäeval, kui tööleping või sisekorraeeskiri ei sätesta teisiti.
Töölepingu ülesütlemise avaldus (lahkumisavaldus)
See on juriidiliselt väga kaalukas dokument. Siin ei ole vaja pikalt põhjendada lahkumise motiive (v.a erakorraline ülesütlemine mõjuval põhjusel), vaid fikseerida fakt ja kuupäev. Töölepingu seadus nõuab reeglina 30-päevast etteteatamist. Sõnastus võiks olla: “Palun lõpetada minuga sõlmitud tööleping omal soovil alates [kuupäev].” Kuupäevaks märkige viimane tööpäev.
Selgitus või taotlus ametiasutusele
Kui kirjutate avaldust kohalikule omavalitsusele või riigiasutusele (nt toetuse taotlemine), peab sisu olema faktipõhine. Tooge välja asjaolud, mille alusel te midagi taotlete, ja viidake vajadusel lisatud dokumentidele (nt “Lisan avaldusele sissetulekuid tõendavad dokumendid”).
Levinud vead, mis võivad jätta ebaprofessionaalse mulje
Isegi kogenud inimesed teevad vahel vigu, mis tulenevad kiirustamisest või teadmatusest. Siin on loetelu asjadest, mida tuleks kindlasti vältida:
- Emotsionaalne ja familiaarne toon: Avaldus on ametlik dokument. Vältige hüüumärke, slängi ja liigset emotsionaalsust, isegi kui kirjutate kaebust. Jääge viisakaks ja vaoshoituks.
- Puudulikud kontaktandmed: Kui avalduse saajal tekib küsimusi, peab tal olema võimalus teiega kiiresti ühendust võtta. Kui unustate lisada telefoninumbri või e-posti, võib protsess takerduda.
- Ebamäärane sõnastus: Vältige lauseid nagu “Sooviks millalgi puhata”. Sõnastus peab olema käskiv-kõneviisis või kindlas kõneviisis (“Palun lubada…”, “Soovin lõpetada…”).
- Vale adressaat: Suurtes organisatsioonides on oluline teada, kelle pädevuses on teie küsimuse lahendamine. Valele inimesele saadetud avaldus rändab majas ringi ja võtab aega.
Digitaalne versus paberil avaldus
Tänapäeva Eestis on paberil avalduste kirjutamine muutumas haruldaseks, kuid teatud olukordades on see siiski vajalik. Kui esitate avalduse paberil, kirjutage see soovitavalt arvutis valmis ja printige välja, seejärel allkirjastage sinise tindipliiatsiga. Käsitsi kirjutatud avaldus on lubatud, kuid see peab olema selge käekirjaga loetav.
Digitaalse avalduse puhul (saadetud e-postiga) kehtib kuldreegel: saatke dokument alati PDF-vormingus ja digitaalselt allkirjastatuna (DigiDoc). Wordi dokument (.doc, .docx) ei ole korrektne, kuna selle sisu on kergesti muudetav ja allkiri puudub. Faili nimi peaks olema informatiivne, nt “Avaldus_Eesnimi_Perenimi_Kuupaev.bdoc”. E-kirja sisusse kirjutage lühike saatekirja tekst, selgitades, mis fail on manuses.
Korduma kippuvad küsimused (KKK)
Kas avaldust võib kirjutada ruudulisele paberile?
Kuigi see ei ole otseselt keelatud, ei peeta ruudulist paberit ametlikus suhtluses heaks tooniks. Võimalusel kasutage alati puhast valget A4 paberit. See jätab korrektsema ja professionaalsema mulje.
Kelle nimele tuleks avaldus kirjutada, kui ma ei tea juhi nime?
Sellisel juhul on kõige kindlam adresseerida avaldus ametikohale või juhtorganile üldiselt, näiteks “OÜ Näidisfirma juhatusele” või “Personaliosakonnale”. Nii ei teki viga, kui juht on vahepeal vahetunud.
Kas ma pean lahkumisavalduses põhjendama, miks ma lahkun?
Korralise ülesütlemise (omal soovil, katseajal) puhul ei ole seaduse järgi kohustust lahkumist põhjendada. Kui aga soovite lahkuda erakorraliselt (näiteks tööandja rikkumise tõttu või tervislikel põhjustel), on põhjendamine ja tõendamine vajalik, et saada vastavaid hüvitisi.
Mis vahe on avaldusel ja taotlusel?
Sisulist suurt vahet igapäevases asjaajamises ei ole ja termineid kasutatakse sageli sünonüümidena. Küll aga kasutatakse sõna “taotlus” rohkem olukordades, kus soovitakse saada mingit hüve, toetust või luba (nt ehitusluba, sotsiaaltoetus), mille rahuldamine sõltub teatud tingimuste täitmisest. “Avaldus” on laiem mõiste, mis võib olla ka lihtsalt teavitava iseloomuga.
Kas e-kiri ise loeb avaldusena?
Lihtne e-kiri võib teatud juhtudel toimida avaldusena, kui vastaspool seda aktsepteerib, kuid juriidilises mõttes on see nõrgem kui digiallkirjastatud fail. Töölepingute lõpetamisel või rahaliste tehingute puhul nõutakse reeglina alati digiallkirjastatud konteinerit, et tõestada isikusamasust ja tahteavaldust.
Kontrollnimekiri enne nupule “Saada” vajutamist
Enne kui edastate oma avalduse tööandjale või ametiasutusele, võtke hetk aega ja vaadake dokument kriitilise pilguga üle. See väike ajakulu võib säästa teid hilisemast piinlikkusest või vajadusest dokumenti uuesti teha. Kas kõik on ikka nii, nagu peab?
- Kas adressaadi andmed on õiged ja nimi korrektselt kirjutatud?
- Kas teie enda kontaktandmed (telefon, e-post) on olemas ja kehtivad?
- Kas kuupäevad avalduse sisus on loogilised ja täpsed (eriti puhkuse või töölepingu lõpetamise puhul)?
- Kas tekst on vaba kirjavigadest ja on üheselt mõistetav?
- Kas olete lisanud dokumendile kuupäeva ja allkirja (või digiallkirja)?
- Kas fail on salvestatud korrektses formaadis (soovitavalt .asice või .pdf)?
Korrektne asjaajamine on oskus, mis tuleb kasuks igas eluvaldkonnas. Järgides neid lihtsaid reegleid, võite olla kindel, et teie avaldus võetakse vastu tõsiselt ja teie soovide menetlemine kulgeb sujuvalt. Hästi vormistatud paber on teie visiitkaart – hoidke see puhas ja korrektne.
